データ漏洩、製品のリコール、規制違反による罰金、さらには事業停止。プロセス準拠が徹底されていない場合、その影響は深刻なものになります。しかし、手作業による追跡や、問題発生後の監査によってコンプライアンスを維持することは、複雑で多くの時間を要します。特に、規制が厳格化し、取り締まりも強化されている現在の環境では、なおさらです。こうしたリスクを軽減するため、テクノロジーを活用する企業がますます増えています。プロセス準拠を取り巻く環境がどのように変化しているのか、そして企業がプロセスマイニングソリューションを活用して、こうした変化にどのように対応できるのかを見ていきましょう。
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プロセス準拠とは？
プロセス準拠（またはプロセスコンプライアンス）とは、確立された基準に沿って事業を運営するために、ルールやベストプラクティスを遵守する取り組みです。これらのルールには、政府の規制や業界のガイドライン、企業独自の方針や手順などがあります。
企業が標準化された業務手順に従うことで、各業務を一貫した方法で遂行できるようになります。あらかじめ組み込まれたチェック機能により、より大きな問題につながるようなミスを未然に防ぐことができます。さらに、チーム全員が共通のガイドラインに沿って業務を行うことで、役割と責任が明確になり、説明責任の向上や円滑な連携につながります。つまり、プロセス準拠は、企業の日常業務を体系的なワークフローに沿って進めるための基盤となるものです。
あらゆる業界で重要性を増すプロセス準拠
現在の企業は、ますます複雑化する国際法や各種基準、業界固有の規制に対応しなければなりません。問題を起こさず、コンプライアンスを維持するには、複雑なルールに従うと同時に、社内基準も遵守する必要があります。ここでは、主要な業界の企業が、罰則の回避やリスクの軽減、長期的な成功を実現するために、プロセス準拠を重視する理由を見ていきましょう。
ヘルスケア: 医療機関にとって、プロセス準拠における重要な課題のひとつは、患者データの保存、アクセス、共有に関する厳格なルールを定めた医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律（HIPAA）を遵守することです。コンプライアンスを維持するためには、電子健康記録（EHR）の暗号化、監査証跡の活用、プライバシー保護に関するベストプラクティスについての従業員教育が必要です。これらを怠ると、高額な罰金や法的措置を受けるおそれがあります。
保険：プロセス準拠は、不正行為の防止、保険契約者のデータ保護、公正な保険引受および保険金請求処理の確保に役立ちます。欧州連合（EU）で事業を展開する保険会社は、資本要件やリスク管理の基準を定めた「ソルベンシーII」を遵守する必要があります。一方、米国では、管轄区域によって異なる各州の保険法に従う必要があります。
銀行および金融：金融サービス機関は、顧客の本人確認、不審な取引や活動の監視、詳細な記録の保管を徹底する必要があります。金融機関には、不正行為や金融犯罪を防止するためのマネーロンダリング防止（AML）規制や顧客確認（KYC）規制に加え、企業不正を抑止するための財務報告に関する規則が適用されます。
製造：製造業において、プロセス準拠は従業員の安全と製品の品質を確保するうえで重要です。多くの製造業者は、一貫した生産、プロセスの改善、顧客満足に関する要件を定めた、国際的に認められている品質マネジメント規格「ISO 9001」に準拠しています。また、製薬業界や自動車業界など、規制の厳しい分野では、さらに厳格な安全基準やコンプライアンス基準を満たす必要があります。
小売：欧州連合（EU）で事業を展開する小売業者は、データのプライバシーとセキュリティについて定めた一般データ保護規則（GDPR）を遵守する必要があります。一方、米国では、消費者データの収集および利用方法について定めたカリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）が適用される場合があります。強固なプロセス準拠により、小売業者は顧客ロイヤルティを高めながら、業務効率の向上や不正行為の防止にもつなげることができます。
コンプライアンスのさまざまな形態
プロセス準拠は、罰金や法的リスクを回避するための手段と捉えられがちですが、実際にはビジネス上のメリットももたらします。例えば、規制を遵守することで、政府による税制上の優遇措置や補助金の対象となる場合があります。ここでは、プロセス準拠の主な種類と、それぞれが企業に与える影響について見ていきましょう。
規制遵守とは、特定の業界を対象として政府機関や規制当局が定めたルールを遵守することを指します。例えば、米国の製薬会社は、医薬品の安全性を確保するため、FDA（米国食品医薬品局）が定める適正製造基準（GMP）を遵守する必要があります。
法令遵守とは、現行の法律や法的要件を遵守することを指します。労働法、契約法、消費者保護法などは、すべて法令遵守の対象に含まれます。例えば、海外で事業を展開する米国企業は、贈収賄や不正行為を防止するため、「海外腐敗行為防止法（FCPA）」などの腐敗防止法を遵守する必要があります。
財務コンプライアンスでは、投資家のリスク軽減や金融犯罪、企業による不正行為の防止などを目的とした、幅広い規制を厳格に遵守することが求められます。さらに、一般に公正妥当と認められた会計原則（GAAP）などの財務報告基準は、財務諸表を作成するための統一された指針を定めています。
データおよびサイバーセキュリティのコンプライアンスは、不正な情報アクセスやサイバー脅威からシステムやネットワークを保護するためのセキュリティ対策を通じて、個人データや企業データの保護に役立ちます。データコンプライアンスを徹底することで、企業はリスクを軽減し、長期的なコスト削減につなげることができるのです。
社内ポリシーの遵守とは、組織が定めた社内規則やガイドラインを遵守することを指します。こうしたポリシーは、法的問題や業務の中断、企業の評判低下を防ぎ、良好で生産性の高い職場環境の構築に役立ちます。
職場および安全に関するコンプライアンスには、従業員を保護し、安全な職場環境を確保するために、労働安全衛生法や労働法を遵守することが含まれます。しかし、多くの企業は法的義務を果たすだけでなく、従業員を保護するためのさらなる安全対策や職場環境の改善に投資しており、より健康的で生産性の高い職場づくりを目指し、従業員のウェルビーイングを支援する取り組みも進めています。
プロセス準拠における一般的な課題
プロセス準拠に真摯に取り組んでいる企業であっても、意図せずコンプライアンス違反に陥ることがあります。特に、状況を明確に把握し、問題を迅速に解決するためのプロセスマイニングやその他のオペレーショナルインテリジェンスツールを導入していない場合、そのリスクはさらに高まります。企業が直面する一般的な課題には、以下のようなものがあります。
- 規制の変更：法律が急速に変化するデジタル時代では、規制が変更されるたびにデータポリシーを更新する必要があります。そのため、新たな要件に迅速に対応できない手作業中心のシステムを使用している企業にとって、コンプライアンスを維持することは困難です。
- 人為的ミス：人は誰でもミスをするものです。特に、反復作業や大量の情報を扱う作業では、人為的ミスが発生しやすくなります。さらに、研修が不十分であったり、必要な内容が十分に網羅されていなかったりすることで、従業員が意図せずコンプライアンスに関するルールに違反してしまう場合もあります。
- 手動のプロセス：手作業による追跡や報告に依存すると、人為的ミスのリスクが高まり、規制違反やコンプライアンス対応期限の超過につながる可能性があります。
- 可視性の欠如：手作業のプロセスに依存している企業では、業務の状況をリアルタイムで把握できないことが多く、期限の超過、不正アクセス、データ上のミスといった問題が、実際にトラブルが発生するまで発見されない場合があります。
- 不十分な文書化および記録管理： 多くのコンプライアンス規制では詳細な記録の保存が求められますが、ミスが発生しやすい手作業で記録を管理している企業では、検査や監査の際に規制を遵守していることを証明するのが困難な場合があります。
- コストの高さ：コンプライアンス基準を満たすには、新しいテクノロジーへの投資が必要になることが多いため、コスト削減を優先して導入を見送る企業もあります。しかし、こうした投資を行わなければ、チームはコンプライアンス状況を手作業で追跡するために、かえって多くの時間とコストを費やすことになり、高額な罰金を科されるリスクも高まります。
プロセスマイニングとタスクマイニングによるコンプライアンスの改善
プロセス準拠における一般的な課題の多くは、プロセスマイニングやオペレーショナルインテリジェンスソリューションを活用することで、適切に管理したり、未然に回避したりすることができます。これらのテクノロジーは、AIや自動化ツールを活用してビジネスプロセスのデータをリアルタイムで分析し、コンプライアンスの維持やワークフローの改善に必要な可視性とインサイトを企業に提供します。プロセス準拠の改善にプロセスマイニングを活用することで得られる主なメリットには、以下のようなものがあります。
- エンドツーエンドのプロセスの可視化：プロセスマイニングは、業務の状況をリアルタイムで可視化することで、コンプライアンスに違反する活動を企業が迅速に特定できるようにします。
- コンプライアンスの監視、アラート、レポート作成の自動化：プロセスマイニングは、標準プロセスからの逸脱を検出し、潜在的なエラーを修正するためのアラートをリアルタイムで送信できます。また、このテクノロジーを活用することで、詳細なログや監査証跡を自動的に記録・管理することもできます。
- プロセスの標準化： プロセスマイニングは、チーム全体でベストプラクティスと標準化されたワークフローを徹底することで、企業が規制要件を継続的に満たせるよう支援します。
- リスクの検知：プロセスマイニングは異常を早期に検出することで、リスクが深刻化する前に企業が対処できるよう支援します。また、AIを活用したインサイトにより、コンプライアンス違反の根本原因を分析し、将来的な問題の発生を未然に防ぐこともできます。
- 変化する規制への対応： 規制の変更に応じて、企業はプロセスマイニングを活用してプロセスを柔軟に更新し、継続的にコンプライアンスを維持できます。
- コンプライアンスコストの削減： プロセスマイニングは、コンプライアンスのプロセスを効率化することで、業務効率を向上させ、関連コストを削減します。
ABBYYによる特化型の「Process AI」が、次世代のプロセス準拠を実現
規制が厳格化し、罰則も強化される中、コンプライアンスを維持できなかった場合に生じる経済的損失だけを見ても、現在では極めて高額なものとなっています。同時に、サイバーセキュリティ上の脅威、絶えず変化する規制、グローバル貿易の複雑化により、コンプライアンスを維持することはこれまで以上に困難になっています。かつては手作業で対応できていたことも、今では変化に対応し続けるために、より高度なツールが必要になっています。さらに、企業におけるAIの導入拡大やAIエージェントの登場により、プロセス準拠はますます困難になり、違反が発生した場合の影響もより急速に広がることが予想されます。
そこで役立つのがABBYY Process AIです。当社のプラットフォームは、従来のプロセスマイニングやタスクマイニングの枠を超え、プロセスの発見、分析、監視に高度な予測・シミュレーション機能を組み合わせることで、エンドツーエンドのプロセスインテリジェンスを提供します。ビジネスプロセスのデジタルツインを構築することで、ワークフローを可視化し、コンプライアンス上のリスクを検出するとともに、変更を実施する前の段階から規制へのコンプライアンスを確保できるよう企業を支援します。
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