25 de outubro de 2024
As origens do processamento inteligente de documentos (IDP) remontam aos primórdios das soluções de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) — ferramentas que convertiam imagens de caracteres em texto digital compreensível para os computadores. As soluções de IDP atuais vão muito além disso, recorrendo à inteligência artificial (IA) e a algumas das tecnologias mais avançadas disponíveis para analisar todos os tipos de dados provenientes de qualquer tipo de documento — estruturados, semiestruturados ou não estruturados — para praticamente qualquer processo em qualquer setor.
Esta publicação no blogue responde às perguntas mais frequentes sobre o IDP, explicando como funciona e apresentando as suas inúmeras aplicações práticas. Além disso, iremos partilhar algumas ideias sobre como pode tirar partido do IDP para transformar o seu negócio.
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O que é o processamento inteligente de documentos (IDP)?
Quais são as vantagens do processamento inteligente de documentos?
Como funciona o processamento inteligente de documentos?
Casos de utilização do processamento inteligente de documentos
Como o processamento inteligente de documentos tem vindo a evoluir?
Como escolher o software certo para o processamento inteligente de documentos
De que forma a ABBYY contribui para o processamento inteligente de documentos?
O processamento inteligente de documentos (IDP) utiliza IA e aprendizagem automática para ler, extrair e organizar dados de qualquer documento, tornando-os úteis para a sua empresa.
O IDP funciona com qualquer tipo e formato de documento (estruturado, semiestruturado e não estruturado) para processar o conteúdo dos documentos tal como um ser humano.
Ao longo dos anos, a tecnologia IDP evoluiu para incorporar funcionalidades mais inteligentes, tais como o processamento de linguagem natural (NLP), o que permitiu aos computadores ir além do simples reconhecimento de caracteres e compreender o significado das palavras e frases do texto que está a ser convertido. Apesar destes avanços, durante muito tempo o IDP limitou-se principalmente a tarefas administrativas, como a gestão do correio ou funções de externalização de processos empresariais (BPO), isolado das interações essenciais para a geração de receitas com clientes, fornecedores e colaboradores.
Atualmente, a IDP está a evoluir rapidamente. A tecnologia moderna de processamento inteligente de documentos vai agora além da simples extração de dados. Reimagina a forma como o conteúdo é utilizado no âmbito das experiências dos clientes e dos colaboradores, recorrendo a modelos avançados de processamento de documentos baseados em IA para disponibilizar informações de forma imediata e permitir a sua utilização exatamente quando e onde forem necessárias.
Saiba mais sobre a solução IDP "low-code"/"no-code" da ABBYY
Em todos os setores, as empresas enfrentam a pressão de fazer mais — e de o fazer mais rapidamente — com menos recursos qualificados. Ao mesmo tempo, cada vez mais organizações estão a apostar na melhoria da experiência dos clientes e dos colaboradores como fator-chave para aumentar as receitas, as margens e a retenção. O processamento inteligente de documentos (IDP) pode proporcionar benefícios significativos em ambos os aspetos. Ao aplicar competências de gestão de documentos de forma a apoiar de perto a maneira como as pessoas compreendem e gerem conteúdos, o IDP proporciona os seguintes benefícios:
Para compreender verdadeiramente o poder e o potencial do processamento inteligente de documentos, é útil esclarecer não só o que é, mas também o que não é:
Vamos analisar o percurso de um documento ao longo do processo de tratamento inteligente de documentos.
O IDP começa com a introdução de documentos. Nesta etapa, os documentos que chegam à sua empresa através de diferentes sistemas e formatos — notas manuscritas, e-mails, faxes, fotografias e outros — são recolhidos automaticamente.
Em seguida, ferramentas poderosas como o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) convertem toda a informação contida nos seus documentos em texto legível por computador. Os ficheiros podem ser divididos ou submetidos a um pré-processamento para melhorar a qualidade da imagem, conforme necessário.
Segue-se, então,a classificação de documentos. O IDP identifica e classifica os seus documentos por tipo, com base no seu conteúdo e contexto. Recorrendo ao processamento de linguagem natural (NLP), o IDP lê o texto e interpreta o seu significado. Por exemplo, se se deparar com a palavra "jaguar", o IDP utiliza pistas contextuais do texto circundante para determinar se a palavra se refere a um felino de grande porte ou a um automóvel. Da mesma forma, se o IDP encontrar a palavra "Sue", analisará as palavras-chave e frases circundantes, utilizando o contexto para determinar se a palavra se refere ao nome de uma pessoa ou a uma ação judicial.
Ao tirar partido da NLP, o IDP imita a compreensão humana, adaptando-se rapidamente a entradas em constante mudança para interpretar e extrair uma percentagem notavelmente elevada de dados não estruturados. Isto garante uma classificação mais precisa, com tudo colocado exatamente no lugar certo.
Depois de os seus documentos terem sido classificados, inicia-se a extração de dados. Neste caso, o IDP aplica a tecnologia FastML , um mecanismo de aprendizagem do lado do cliente que melhora a forma como os dados são extraídos dos documentos. O FastML funciona analisando tanto os elementos visuais como o próprio texto, para captar a informação com maior precisão. Esta abordagem dupla permite que o IDP se adapte a diferentes tipos de documentos, formatos e idiomas.
Com esta tecnologia, as empresas podem automatizar tarefas demoradas, permitindo que os colaboradores se concentrem em tarefas de maior valor. Em vez de perderem tempo com a introdução manual de dados ou com o processamento de documentos, os colaboradores podem dedicar-se a tarefas mais gratificantes que melhoram a experiência dos clientes e impulsionam o crescimento da empresa.
A versatilidade das aplicações de processamento inteligente de documentos significa que documentos em qualquer idioma, em qualquer formato e a qualquer momento podem ser utilizados em soluções de automação inteligente. Vamos explorar quatro casos de utilização nos setores dos seguros, integração de clientes/KYC, logística e processamento de empréstimos, para apresentar exemplos de como o IDP pode melhorar radicalmente a eficiência organizacional.
O processamento inteligente de documentos no setor dos seguros está a revolucionar a forma como os sinistros são tratados e o serviço ao cliente é prestado. Por exemplo, o IDP permite o processamento de sinistros sem intervenção manual, tratando automaticamente os sinistros simples sem qualquer intervenção humana. O IDP também pode apoiar opções inteligentes de autoatendimento digital, permitindo que os clientes obtenham respostas às suas perguntas sem terem de recorrer a um centro de atendimento. Além disso, ao encarregar-se das tarefas rotineiras, o IDP liberta os colaboradores para se concentrarem na empatia e numa melhor experiência do cliente.
Tomemos como exemplo o Grupo Ecclesia. Esta corretora de seguros multinacional utilizou a solução IDP da ABBYY para digitalizar, simplificar e melhorar a gestão da correspondência com os clientes. Atualmente, o IDP extrai automaticamente dados essenciais, como números de processo e matrículas, dos documentos relativos aos sinistros, associa essas informações ao cliente correto e envia os documentos ao gestor de sinistros responsável para processamento posterior.
O processamento inteligente de documentos no setor dos serviços financeiros está a transformar os processos documentais na integração de clientes, na conformidade com os requisitos KYC, no financiamento comercial e muito mais. Tomemos como exemplo o processamento de pedidos de crédito hipotecário. Os pedidos de crédito hipotecário envolvem uma montanha de papelada, sendo que um processo de empréstimo típico tem entre 100 e 200 páginas. As informações necessárias podem incluir a carta de condução, a certidão de nascimento, comprovativo de morada, faturas de serviços públicos, extratos bancários e recibos de vencimento. O processamento inteligente de documentos pode agilizar todo o processo de candidatura e aprovação, captando, lendo, compreendendo e validando automaticamente as informações contidas em cada documento, a fim de verificar se os dados estão corretos e são autênticos. Isto agiliza a aprovação dos empréstimos e proporciona uma experiência mais prática ao cliente, permitindo que as pessoas apresentem o seu pedido online ou através dos seus telemóveis.
O IDP ajuda mesmo os bancos a adaptarem-se para lidar com grandes picos de pedidos, que ocorrem frequentemente durante as recessões económicas. Durante a pandemia, por exemplo, os bancos em Espanha foram inundados com a impressionante quantidade de 20 milhões de páginas, por vezes mais de 100 000 por dia, de documentos de clientes a solicitar empréstimos. Serimag, uma empresa líder em automação de processos para o setor bancário em Espanha, tirou grande partido da plataforma IDP da ABBYY para extrair texto de forma rápida e precisa de milhões de pedidos de empréstimo. A empresa conseguiu automatizar 75% de todo o processo, concluindo o projeto em menos de seis semanas durante o confinamento, garantindo simultaneamente uma precisão superior a 99% para cumprir os seus acordos de nível de serviço (SLAs).
As organizações do setor da saúde enfrentam uma enorme pressão para otimizar a utilização dos serviços, melhorar a gestão das receitas e reduzir os custos. Um número crescente de prestadores de cuidados de saúde está a recorrer à automação inteligente para otimizar processos e extrair informações úteis para a gestão a partir dos seus processos baseados em dados. O processamento inteligente de documentos no setor da saúde ajuda as instituições a alcançar este objetivo, proporcionando acesso imediato a dados essenciais para os processos, extraídos dos seus documentos, de modo a apoiar uma tomada de decisões mais inteligente e rápida.
A U.S. Food and Drug Administration utilizou o IDP da ABBYY para agilizar o processamento dos formulários de notificação de efeitos indesejáveis de medicamentos e, consequentemente, proteger melhor a saúde pública. A plataforma de IDP da ABBYY, baseada em IA, apresentou uma precisão de 99% na captura de detalhes essenciais e na sua transmissão às partes competentes.
A existência de erros na documentação podem bloquear uma remessa e provocar atrasos significativos na entrega de bens essenciais. O processamento inteligente de documentos no setor dos transportes e da logística proporciona precisão e eficiência operacional, ao tratar automaticamente toda uma série de documentos de expedição, tais como formulários de declaração aduaneira, recibos de entrega, conhecimentos de embarque e registos de condutores — a qualquer hora e em qualquer lugar.
A empresa global de logística Deutsche Post DHL Group obteve resultados impressionantes ao utilizar o IDP da ABBYY para automatizar o seu departamento financeiro. A empresa, que gerou 100 mil milhões de dólares em 2022, dispunha anteriormente de um sistema de contabilidade altamente manual para processar centenas de milhares de faturas anualmente. Mas, com o IDP, a empresa conseguiu processar automaticamente faturas em diferentes idiomas, provenientes de 124 fornecedores distintos, reduzindo os erros e aumentando a produtividade. A empresa implementou então o projeto de automação do IDP noutros departamentos, tendo acabado por alcançar um incrível aumento de 70% na eficiência.
Antes do processamento inteligente de documentos, a gestão do fluxo de documentos era uma tarefa trabalhosa e propensa a erros. A introdução manual de dados e os processos em papel provocavam estrangulamentos e erros dispendiosos. As soluções de OCR tradicionais proporcionavam algum alívio, mas não dispunham da inteligência necessária para compreender verdadeiramente e extrair informação significativa. As empresas viram-se confrontadas com grandes quantidades de dados não estruturados, tendo dificuldade em acompanhar as exigências de um ambiente empresarial em rápida evolução.
O IDP, combinando o poder do OCR avançado e da IA, mudou essa situação. Ao integrar a aprendizagem automática e o processamento de linguagem natural (NLP), as soluções IDP podem agora não só extrair dados, mas também compreender o contexto, classificar documentos e tomar decisões inteligentes. Trata-se de um grande avanço que marca o início de uma nova era de precisão e eficiência.
O que se segue para o IDP? O futuro do processamento inteligente de documentos deverá revolucionar a forma como as empresas e os profissionais de TI lidam com grandes quantidades de dados, proporcionando um valor ainda maior às empresas através de:
Com tanto entusiasmo em torno da IA e num panorama tecnológico em constante evolução, é fundamental escolher o software certo para o processamento inteligente de documentos. Eis alguns pontos essenciais para o orientar na procura da solução ideal para a sua transformação digital.
O processamento inteligente de documentos oferece às empresas uma série de vantagens em termos de resultados financeiros, mas, para explorar todo o seu potencial, tem de ser implementado de forma estratégica. Ao recorrerem, numa primeira fase, à mineração de processos para compreender os fluxos de trabalho atuais na sua empresa, as empresas podem maximizar as vantagens do IDP, tais como a redução de custos, o aumento da eficiência, a conformidade regulamentar e a melhoria das experiências dos colaboradores e dos clientes.
As tecnologias da ABBYY, líderes de mercado, disponibilizadas numa plataforma de fácil utilização do tipo "low-code/no-code", a ABBYY Vantage, a plataforma de processamento inteligente de documentos concebida para a força de trabalho digital atual.
Ao longo dos anos, nós, na ABBYY, aprendemos que os nossos clientes procuram facilidade de utilização, uma implementação rápida e um rápido retorno do investimento quando se trata de investir em IDP. É por isso que lançámos o ABBYY Marketplace, uma comunidade digital online onde pode descarregar modelos de documentos já prontos e outras ferramentas úteis que melhoram a plataforma IDP da ABBYY.
Com o Vantage, pode treinar e personalizar facilmente os seus modelos de documentos sem necessidade de conhecimentos especializados em OCR ou aprendizagem automática. A revisão humana está integrada no processo, contribuindo para uma aprendizagem online contínua com vista a melhorar os seus modelos. A chave para alargar esta solução a diferentes áreas do seu negócio reside na sua capacidade de se adaptar a vários tipos e formatos de documentos.
Está pronto para acelerar a transformação digital e mudar a forma como automatiza os processos de gestão de documentos? Entre em contacto connosco hoje mesmo para saber como podemos ajudar a sua empresa a implementar uma solução de IDP integrada e adaptada às suas necessidades.
A diferença entre o IDP e o OCR reside nas capacidades respetivas e na forma como tratam os dados dos documentos.
O OCR é uma tecnologia de captura de dados há muito estabelecida que extrai texto de documentos em papel, imagens digitalizadas ou fotografias e o converte em texto digital editável. Esta tecnologia é frequentemente utilizada para digitalizar documentos impressos, de modo a torná-los acessíveis em formato eletrónico, por exemplo, em páginas Web ou em bases de dados. No entanto, embora o OCR consiga reconhecer e converter caracteres, não compreende o significado nem o contexto do texto; limita-se a identificar os caracteres na página.
O IDP, por outro lado, vai além do reconhecimento de texto. O IDP não só utiliza o OCR para o reconhecimento de caracteres, como também incorpora tecnologias avançadas, como a IA e a aprendizagem automática, para ler, compreender, categorizar e tomar decisões sobre documentos. Por exemplo, o IDP pode ler uma fatura, comparar o seu conteúdo com a ordem de compra correspondente, verificar se os montantes estão corretos e, em seguida, encaminhá-la para a pessoa responsável pelo pagamento.
Em termos simples, o ADP é muito menos eficaz do que o IDP. O ADP consegue tratar de tarefas rotineiras e repetitivas relacionadas com documentos, tais como ordená-los alfabeticamente e extrair informações. No entanto, adota normalmente uma abordagem baseada em regras e funciona melhor com documentos estruturados que tenham o mesmo formato. Isso significa que pode ter dificuldades com documentos não estruturados ou semiestruturados, em que o conteúdo ou o formato variam. Além disso, não consegue adaptar-se nem aprender com conteúdos anteriores com que já se deparou.
Em contrapartida, o processamento inteligente de documentos recorre à IA e à aprendizagem automática para lidar com documentos mais complexos e diversificados, adaptando-se a vários formatos, estruturas e conteúdos, e ajustando-se conforme necessário. Adiciona capacidades cognitivas que lhe permitem "pensar" como um ser humano. Quando se depara com nuances ou irregularidades, sabe como reagir e melhora continuamente, aprendendo com os erros. Isto torna o IDP a solução ideal para o processamento de dados não estruturados em empresas com uma vasta gama de tipos de documentos em constante evolução.
Tanto o IDP como o RPA têm como objetivo automatizar processos empresariais, mas apresentam focos e capacidades diferentes. O IDP utiliza IA para interpretar e extrair dados de documentos não estruturados ou semiestruturados, adaptando-se a formatos complexos. A RPA, por outro lado, foi concebida para automatizar tarefas rotineiras e repetitivas em processos empresariais, tais como a introdução de dados, a recuperação de informações e a atualização de registos em vários sistemas
Em termos simples, enquanto o IDP se encarrega da extração de dados a partir de documentos, a RPA automatiza tarefas repetitivas. Os dois complementam-se ao automatizar diferentes partes dos fluxos de trabalho empresariais.
Um software tradicional destinado à automação de processos empresariais repetitivos e simples, a RPA (automação robótica de processos) é frequentemente referida como a abordagem da "cadeira giratória" à automação: pode realizar tarefas básicas, como introduzir dados, recolher dados, validar informações e atualizar documentos.
O que falta à RPA, no entanto, é a capacidade de compreender a informação com que trabalha e de a contextualizar. É aí que entra o IDP.
O processamento inteligente de documentos confere à RPA as capacidades cognitivas necessárias para compreender os dados que a RPA lê. Esta combinação permite aceder a informações essenciais para que as empresas tomem melhores decisões empresariais. Em conjunto, o IDP e a RPA aumentam a precisão da extração de dados, melhoram as taxas de processamento direto e reduzem a necessidade de intervenção manual, promovendo, em última análise, a excelência operacional e o crescimento do negócio.
Sim. O IDP e a mineração de processos constituem uma combinação poderosa. O conteúdo dos seus documentos, como faturas ou pedidos de clientes, não existe isoladamente — faz parte integrante do funcionamento da sua empresa. A simples adição do IDP a processos antiquados e obsoletos pode, na melhor das hipóteses, produzir resultados limitados, principalmente porque esses processos não foram concebidos para a automação. Para tirar verdadeiro partido do IDP, é necessário dispor de processos digitais otimizados, e é aí que entra a mineração de processos.
A mineração de processos extrai dados de data e hora dos seus sistemas de informação e recorre à IA para criar um modelo visual dos seus processos do início ao fim, incluindo todos os desvios em relação à norma. Pode ver claramente como os seus processos decorrem, onde ficam bloqueados e que decisões são tomadas com base neles. Isto ajuda-o a identificar ineficiências, a determinar onde o IDP pode ter um impacto mais significativo e a tomar decisões acertadas em matéria de automação.
Em conjunto, o IDP e a mineração de processos permitem-lhe:
Qualquer organização que lide com uma grande quantidade de documentação e dados pode beneficiar do processamento inteligente de documentos. Por um lado, o IDP reduz o trabalho manual, repetitivo e rotineiro, melhora a precisão e aumenta a produtividade. Mais importante ainda, o IDP permite aceder às informações essenciais contidas nos seus documentos. Pense nisto: Estima-se que 80 a 90% dos dados empresariais se encontrem em documentos não estruturados que não estão devidamente organizados. Consequentemente, muitas empresas não conseguem tirar partido da maior parte dos seus dados e perdem receitas potenciais. O IDP disponibiliza esta informação e torna-a útil.
Esta tecnologia está a ter um grande impacto em todos os setores. No setor bancário, o IDP agiliza os pedidos de empréstimo. No setor da saúde, ajuda a gerir os registos dos doentes e os pedidos de reembolso dos seguros. Na área da logística, permite poupar milhões através da automação de tarefas como o processamento de encomendas e as entregas. Até mesmo as agências governamentais estão a utilizar o IDP para acelerar o processamento das cartas de condução e dos pagamentos da segurança social. De facto, em todos os setores, os departamentos de contas a pagar estão a registar enormes poupanças de tempo e custos com o IDP, graças a taxas de processamento direto que chegam aos 90%, o que permite que os colaboradores se dediquem a tarefas mais significativas.
Nota editorial: Esta publicação no blogue foi originalmente publicada a 8 de dezembro de 2021 e atualizada a 25 de outubro de 2024, de modo a refletir uma definição mais clara do que é o processamento inteligente de documentos, em que medida este difere dos modelos de IA generativa, como o ChatGPT, e referir quatro casos de utilização modernos do IDP que ilustram o percurso de transformação digital dos nossos clientes.
Maxime Vermeir
Vice-presidente de estratégia de IA na ABBYY
Maxime Vermeir é vice-presidente de estratégia de IA na ABBYY, empresa especializada em automação inteligente. Ajuda empresas a levar a inteligência artificial do estágio de experimentação ao de execução, traduzindo os avanços dos grandes modelos de linguagem (LLMs) e outras tecnologias de IA em sistemas que geram resultados de negócio mensuráveis.
Na interseção entre estratégia, processos e tecnologia, Maxime apoia organizações na operacionalização da IA à escala em fluxos de trabalho reais. Apresenta também o podcast AI Pulse da ABBYY, onde explora as tendências emergentes da IA e o seu impacto concreto nas empresas.
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