2024年9月30日
業務ワークフローを理解することは、ビジネスの改善を導入し、維持するための鍵となります。ビジネスプロセスを明確に把握することで、より効率的に業務を遂行し、迅速に対応し、情報に基づいた意思決定を行うことができます。そのため、多くの企業がプロセスディスカバリーに注目しています。これは、プロセスを戦略的に改善・自動化するために、プロセスを可視化、分析、理解することを可能にする強力な一連の技術です。
プロセスディスカバリーによって明らかになったインサイトを活用することで、ビジネスの俊敏性と競争力を維持できます。しかし、プロセスディスカバリーはデータ主導のプロセス改善の始まりに過ぎません。そのメリットを最大限に引き出すためには、プロセスの卓越性に対する包括的なアプローチを採用し、より高い効率性を推進する高度なツールが必要です。
以下に移動します：
プロセスディスカバリーとは？
プロセスディスカバリー 対 プロセスマイニング
プロセスディスカバリーのメリットとは？
プロセスディスカバリーはどのように機能するのか？
プロセスディスカバリーソリューションを選ぶ際に何を重視すべきか？
業界別プロセスディスカバリーの事例とユースケース
プロセスディスカバリーの課題
プロセスディスカバリーから期待される成果は何か？
プロセスディスカバリーとインテリジェントオートメーションプラットフォーム
プロセスディスカバリーは、組織のワークフローを深く理解するための戦略的な手法です。ビジネスプロセスが現在の状態（「As-is」）でどのように機能しているかを可視化し、分析するための基本的な第一歩と考えてください。プロセスディスカバリーは、プロセスインテリジェンスの中核要素であり、プロセス分析、プロセス監視、プロセス予測、プロセスシミュレーションを通じて、プロセスディスカバリーから得られたインテリジェンスを基盤としています。これらの主要な機能から得られるインサイトを統合することで、プロセスインテリジェンスソリューションは、企業が組織全体で継続的なプロセスの改善と最適化を実施できるよう支援します。
プロセスディスカバリーには、2つの主要な技術が含まれます。システムログのデータを分析してワークフローを再構築するプロセスマイニングと、ユーザーのデスクトップ上のアクティビティをキャプチャして欠落している詳細を補完するタスクマイニングです。この組み合わせたアプローチは、ボトルネック、重複、逸脱を特定するために不可欠です。
かつて、プロセスディスカバリーは手動で行われていました。従業員へのインタビューや現場での観察などを通じてワークフローをマッピングしていました。これらの手法は今日でも有用ですが、単独で用いると時間がかかり、主観的で、誤りが生じやすい可能性があります。さらに、現代のプロセスの多くは複雑で、技術システム内に隠されているため、手動のディスカバリーでは非効率な点やデジタルワークフロー内の文書化されていないステップを見逃すことがあります。
今日、多くの企業は自動化されたビジネスプロセスディスカバリーを選択しています。この方法は、システムログやデジタルワークフローからデータを取得し、プロセスマイニングソフトウェアやAIを活用した分析プラットフォームなどのツールを使用して、リアルタイムでプロセスの実行をキャプチャします。自動ディスカバリーは、より正確で包括的なインサイトと大規模なデータセットの迅速な分析を提供し、中小企業から大企業まで、より迅速でスケーラブルなソリューションとなります。
プロセスマイニングは、プロセスディスカバリーの重要な構成要素です。まず、プロセスディスカバリーというより広い概念を探り、次にプロセスマイニングがどのように適合するかを詳しく見ていきましょう。
プロセスが実際にどのように機能するかを理解するための基本的なステップとして、プロセスディスカバリーは、プロセスが実際にはどのように実行されているかを知る窓口を提供し、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）などの取り組みを支援するための明確さをもたらします。業務の「As-is」状態を明らかにすることで、プロセスディスカバリーは改善の余地がある領域を特定します。
最先端のプロセスディスカバリーツールは、プロセスの性質や特定の目標に応じて、プロセスがどのように機能するかについて複数の視点を提供します。このツールは、従来のフローチャートにうまく収まらない高い変動性やアドホックなステップを持つものを含め、最も複雑で非構造化なワークフローでさえも可視化できます。これにより、予測不可能なプロセスであっても一貫した結果をもたらし、意図しない結果を回避できます。
一方、プロセスマイニングはプロセスディスカバリーで使用される一つの技術に過ぎません。プロセスマイニングは、ログに記録されたイベントからプロセスを再構築するために使用され、実際のシナリオでプロセスがどのように実行されるかについて、詳細でデータに基づいたインサイトを提供します。本質的に、プロセスマイニングは、プロセスを正確にマッピングし、改善領域を発見するために必要なインサイトを提供することで、プロセスディスカバリーをサポートします。
業務の明確な理解を提供することで、プロセスディスカバリーは、スマートで影響力の大きいビジネス上の意思決定の基盤を築きます。これらのインサイトにより、以下のことが可能になります。
プロセスディスカバリーは、正確なワークフローを可視化するため、物事が機能していると考える方法と、実際に機能している方法との間の差異を発見できます。これにより、隠れたボトルネックやその他の業務改善の機会を見つけることができます。
プロセスディスカバリーは、ワークフローを加速し、リソース配分を最適化する機会を明らかにします。これにより、組織は市場の需要の変化により迅速に対応し、容易に適応できるようになります。また、RPAなどの自動化を導入するための価値の高い機会も明らかになります。反復的なタスクをなくすことで、より充実した職場環境を育み、従業員の満足度を向上させます。
プロセスディスカバリーは、業務の理解と文書化のプロセスを加速させることができます。広範な手作業の必要性をなくすことで、迅速な観察を提供し、迅速な改善を可能にし、チームを面倒なデータ収集ではなく戦略的な作業に集中させることができます。
プロセスディスカバリーを使用すると、データに基づいたアプローチを採用してワークフロー内の影響の大きい領域を特定し、戦略的なリソース配分を可能にすることができます。プロセスパフォーマンスに関する正確なデータは、自動化イニシアチブの計画と実行も強化し、ビジネスの改善が目標と一致することを保証します。
プロセスディスカバリーを活用することで、企業は大規模なデータセットにわたってプロセスをマッピングし、評価することができます。ビジネスが成長したり、新しいプロセスが導入されたりしても、時間やリソースを大幅に増やすことなくディスカバリーと分析を継続でき、高い生産性を維持しながら継続的な最適化を可能にします
プロセスディスカバリーには、業務運営の体系的な文書化と分析が必要です。関連するステップは次のとおりです。
適切なプロセスディスカバリーソリューションを選択することは、複雑な仕事に最適なツールを選ぶようなものです。それは、単に仕事をこなすだけでなく、その仕事のあらゆる側面を向上させるツールです。投資を最大限に活用するために、以下の重要な機能を探してください。
プロセスディスカバリーソリューションが、幅広いエンタープライズプラットフォームやシステムと接続できることを確認してください。真に効果的なソリューションは、ERP（統合基幹業務システム）やCRM（顧客関係管理）システムなど、既存のITインフラストラクチャとシームレスに統合する必要があります。これにより、スムーズなデータ交換が保証され、情報のサイロ化が解消され、業務の中断が最小限に抑えられます。現在の技術スタックとの互換性を確保するために、堅牢なコネクタとAPI（アプリケーションプログラミングインターフェース）を提供するツールを探してください。理想的には、すべてのシステムにわたるプロセスを可視化・分析するための包括的なソリューションを提供するツールが良いでしょう。
プロセスの実行に関するライブデータと更新情報を提供するプロセスディスカバリーツールを選択し、業務が発生したときに監視して迅速な行動を取れるようにします。リアルタイムのイベントログデータがあれば、ツールは信頼できる唯一の情報源として機能し、すべての決定が正確で偏りのない情報に基づいていることを保証します。このレベルの可視性は、動的な意思決定をサポートし、プロセスを現在のビジネスニーズに合わせるのに役立ちます。
洗練されたアルゴリズムとAIを使用してプロセスデータを分析するプロセスディスカバリーソリューションは、プロセスパフォーマンスのより深い分析を提供します。これにより、基本的な分析では明らかにならない可能性のあるパターン、傾向、異常を特定し、プロセスをより詳細に理解することができます。
ビジネスプロセスのディスカバリーとマッピングを自動化するツールは、手作業を大幅に削減し、業務を理解するプロセスを加速させることができます。複数のステップやシステムが関与している場合でも、プロセスをエンドツーエンドで最終的に見ることが可能になります。手動では不可能な方法でプロセスを可視化することで、改善のための追加のインサイトを提供します。これにより、より正確な結果が得られるだけでなく、チームがそれらのプロセスの実際の改善に集中できるようになります。さらに、自動化ツールはプロセスの進化に合わせて簡単に適応できるため、インサイトは常に最新の状態に保たれます。
チームの全員がプロセスディスカバリーツールを効果的に使用できるように、インターフェースは直感的でナビゲートしやすいものでなければなりません。優れた設計のインターフェースは学習曲線を短縮し、ユーザーが広範なトレーニングなしでプロセスマップやデータにすばやくアクセスして理解するのに役立ちます。ローコードプラットフォームを選択するのが理想的です。これにより、技術者でないユーザーもツールと簡単にやり取りし、専門的なコーディング知識を必要とせずに調整を行うことができます。
金融の世界では、プロセスディスカバリーは変革をもたらす可能性があります。コンプライアンスを維持するために記録のギャップを発見するのに役立つだけでなく、データ処理の各ステップをマッピングすることで、財務報告が正確かつタイムリーであることを保証します。金融機関は業務を最適化し、精度を高めることができます。
プロセスディスカバリーは、請求書承認の遅延や買掛金処理でのデータ入力エラーなどのボトルネックを特定することで、経理における隠れた非効率性やリスクを明らかにすることができます。また、照合の改善、エラーが発生しやすい領域の強調、反復タスクの自動化にも役立ちます。異なる経理活動間の点と点を結びつけることで、プロセスディスカバリーはコンプライアンスと精度を向上させます。
プロセスディスカバリーは、採用、オンボーディング、従業員管理などの人事機能を合理化できます。例えば、採用プロセスをマッピングすることで、組織は採用プロセスの遅延を特定して対処し、より迅速な採用と候補者の体験向上を可能にします。オンボーディング中、プロセスディスカバリーは、書類処理や研修スケジュールの不必要な複雑さを浮き彫りにすることができます。さらに、業績評価や福利厚生管理プロセスにおけるギャップを明らかにし、人事チームをより効果的で対応力のあるものにします。
プロセスディスカバリーは、保険業界における効率性と顧客満足度を大幅に向上させることができます。保険金請求の各ステップを、最初の提出から最終決定までマッピングすることで、より少ないエラーでより迅速な承認を実現するための改善領域を明らかにします。プロセスディスカバリーは、引受プロセスの微調整にも役立ち、変化する規制に準拠しながらリスクを正確に評価し、公正な保険料を設定することを保証します。
プロセスディスカバリーは、最初の接触から最終的な解決までの顧客体験全体をマッピングできます。この俯瞰的な視点により、新規顧客の歓迎から一般的な問い合わせへの迅速な対応まで、すべてを改善できます。例えば、サポートチケットが滞って遅延を引き起こしていることがわかった場合、プロセスマイニングはその原因を明らかにし、問題を効果的に解決することができます。
プロセスディスカバリーを通じて、通信プロバイダーは顧客のオンボーディング、請求、およびサービスプロセスを最適化し、エラーを削減し、応答時間を短縮し、全体的なサービス品質を向上させることができます。また、プロセスディスカバリーは、ワークフローを改善することで、ネットワークメンテナンス管理と障害解決を強化するためにも使用できます。
プロセスディスカバリーのための不適切なツールは、プロセスを効果的にキャプチャ、分析、可視化する能力を制限し、改善を実施し、最適化の機会を活用する能力を妨げる可能性があります。さらに、一部のプロセスは非常に複雑で、複数の部門やシステムが関与している場合があり、手動プロセスを使用して正確にマッピングすることが困難になります。
高度なプロセスディスカバリーツールは最新の情報を提供しますが、堅牢でない技術に依存する組織は、現在のワークフローを反映していない古いデータや静的なデータ、不完全なプロセスマップに苦労する可能性があります。このリアルタイムの可視性の欠如は、市場の変化や内部の課題に迅速に対応する能力を妨げる可能性があります。
場合によっては、従業員が変化に抵抗したり、プロセスディスカバリーの取り組みによって脅威を感じたりすることがあり、これが収集されたデータの正確性や新しいプロセスの成功裏な導入に影響を与える可能性があります。特に手動の方法に依存している場合に顕著です。これらの課題に対処するためには、効果的なプロセスディスカバリーソリューションはデータ主導型であり、変化に迅速に適応し対応できる動的な能力を提供する必要があります。
プロセスディスカバリープロセスの典型的なステークホルダーには、企業の経営幹部、自動化リーダー、プロセスチームのメンバー、および組織のさまざまなレベルの従業員が含まれます。例えば、経営幹部は意思決定や改善機会の特定に関与し、プロセスチームは既存のワークフローの分析とマッピングにおいて重要な役割を果たします。現場のスタッフや部門マネージャーは、日々の業務や問題点に関する貴重なインサイトを提供できます。
インテリジェント文書処理やRPAなどの技術導入を検討する場合、ステークホルダーにはITチームが含まれることがあります。しかし、すべてのプロセスステークホルダーが技術専門家であるとは限らないため、技術者と非技術者の両方がアクセスできるツールが不可欠です。さらに、外部のコンサルタントやプロセスディスカバリーの専門家を招き、専門知識や客観的な視点を提供してもらうこともあります。これらの各グループが独自の知識と視点を持ち寄ることで、ビジネスプロセスと潜在的な改善領域の包括的な理解が保証されます。
プロセスディスカバリーは、ビジネスプロセスの現状を透明にすることで、改善すべきプロセスを迅速に特定できるようにし、プロセス改善の基盤を提供します。プロセスインテリジェンスによって強化されると、プロセスディスカバリーは完全なプロセスの可視性を提供し、各プロセス実行シナリオを調査・理解するために必要な時間を劇的に短縮します。この明確さにより、プロセスを合理化し、コストを削減しながら全体的なパフォーマンスを最適化できます。さらに、プロセスディスカバリーは継続的な改善努力をサポートし、規制が変化してもコンプライアンスを確保するのに役立ちます。
プロセスディスカバリーとタスクマイニングは、どちらも事業運営の分析と最適化に使用される技術ですが、プロセス分析の異なる側面に焦点を当てています。プロセスディスカバリーは、ビジネスプロセス全体を包括的に把握することを目的としています。一方、タスクマイニングは、ユーザーインタラクションなどのリアルタイムデータをキャプチャすることでタスクがどのように実行されるかの詳細に焦点を当てるプロセスディスカバリー技術であり、タスク実行のきめ細かいビューを提供します。基本的に、プロセスディスカバリーがエンドツーエンドのプロセスの高レベルなビューを提供するのに対し、タスクマイニングはそれらのプロセス内の特定のタスク実行を詳細に観察します。
プロセスディスカバリーは、既存のビジネスプロセスを明確かつ詳細に可視化することでRPAを強化します。プロセスインテリジェンスを使用することで、組織は現在のワークフローをマッピングし、自動化の準備が整ったプロセスを特定できます。これにより、どのプロセスがRPAから最も恩恵を受けるかを判断する作業が簡素化され、プロセス改善にしばしば伴う推測や試行錯誤が減少します。さらに、問題を早期に特定することで、組織はRPAの導入に備えることができ、よりスムーズな移行とより成功した自動化の成果につながります。
効果的なプロセスディスカバリーのためには、ワークフローを最適化し、エラーを排除するための実用的でリアルタイムなインサイトを提供する包括的なツールが必要です。ABBYY Timelineは、そのために設計されています。Timelineは、さまざまなシステムやユーザーインタラクションからのイベントログデータの収集と分析を自動化し、プロセスの完全な可視性を提供します。インタラクティブなデジタルツイン（プロセスのリアルタイムな仮想表現）を作成し、注意が必要な領域を容易に特定できます。
さらに、ローコードインターフェースにより、Timelineは非技術的なユーザーでも迅速に開始できます。ABBYY Timelineの可能性を解き放ち、プロセスマネジメントを変革し、絶えず変化するビジネス環境で組織の俊敏性と競争力を維持しましょう。
ブルース・オーカット（Bruce Orcutt)
最高マーケティング責任者
ブルース・オーカットは、デジタル・トランスフォーメーションとインテリジェント・オートメーションの市場拡大と認知度向上に注力する、マーケティングおよび経営部門の情熱的な幹部役員です。 オーカットはABBYYの最高マーケティング責任者として、グローバル製品戦略開発に取り組んできました。コミュニケーションリーダーおよびソートリーダーとしての役割を担うオーカットは、ABBYYインテリジェントオートメーションポートフォリオ全体の市場参入、ローンチ、価格設定、競合分析、アナリストとの関係構築、勝敗分析、セールスイネーブルメントなどのタスクを牽引しています。彼の目標は、グローバル企業が最新の人工知能（AI）技術に託された期待とその現実を把握し、目的に応じてAIを活用し、変革の目標を達成できるようにすることです。
