Comprendre vos flux de travail opérationnels est essentiel pour mettre en œuvre et maintenir l'amélioration de votre entreprise. Une vision claire de vos processus métier vous permet de fonctionner plus efficacement, de vous adapter rapidement et de prendre des décisions éclairées. C'est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers la découverte de processus (Process Discovery), un ensemble puissant de techniques qui vous permet de visualiser, d'analyser et de comprendre vos processus afin de les améliorer et de les automatiser de manière stratégique.
En exploitant les informations révélées par la découverte de processus, vous pouvez maintenir l'agilité et la compétitivité de votre entreprise. Cependant, la découverte de processus n'est que le début de l'amélioration des processus basée sur les données. Pour en tirer pleinement parti, vous avez besoin d'un outil avancé qui adopte une approche globale de l'excellence des processus pour générer une plus grande efficacité.
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Qu’est-ce que la découverte de processus ?
Découverte de processus vs. exploration des processus
Quels sont les avantages de la découverte de processus ?
Comment fonctionne la découverte de processus ?
Que rechercher lors du choix d'une solution de découverte de processus ?
Exemples de découverte de processus et cas d'usage par secteur
Défis de la découverte de processus
Quels sont les résultats attendus de la découverte de processus ?
Découverte de processus et plateforme d'automatisation intelligente
La découverte de processus est une technique stratégique pour acquérir une compréhension approfondie des flux de travail de votre organisation. Considérez-la comme une première étape fondamentale pour visualiser et analyser le fonctionnement de vos processus métier dans leur état actuel (« tel quel »). La découverte de processus est un élément central de l'intelligence des processus (Process Intelligence), qui s'appuie sur les informations obtenues lors de la découverte de processus grâce à l'analyse, la surveillance, la prédiction et la simulation de processus. En intégrant les connaissances issues de ces capacités clés, les solutions d'intelligence des processus permettent aux entreprises de mettre en œuvre une amélioration et une optimisation continues des processus à l'échelle de l'organisation.
La découverte de processus implique deux techniques clés : l’exploration des processus (Process Mining), qui analyse les données des journaux système pour reconstituer les flux de travail, et l’exploration des tâches (Task Mining), qui capture les activités des utilisateurs sur leurs postes de travail pour compléter les détails manquants. Cette approche combinée est essentielle pour identifier les goulots d'étranglement, les redondances et les écarts.
Découverte manuelle ou automatisée des processus métier
Autrefois, la découverte de processus était manuelle — elle impliquait des entretiens avec les employés, des observations en personne, etc. — pour cartographier les flux de travail. Bien que ces techniques restent utiles aujourd'hui, lorsqu'elles sont utilisées seules, elles peuvent être chronophages, subjectives et sujettes aux erreurs. De plus, de nombreux processus actuels sont complexes et cachés dans les systèmes technologiques, ce qui fait que la découverte manuelle peut passer à côté d'inefficacités ou d'étapes non documentées dans les flux de travail numériques.
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises optent pour la découverte automatisée des processus métier. Cette méthode récupère les données des journaux système et des flux de travail numériques, capturant l'exécution des processus en temps réel à l'aide d'outils tels que les logiciels d’exploration des processus et les plateformes d'analyse basées sur l'IA. La découverte automatisée fournit des informations plus précises et complètes ainsi qu'une analyse rapide de grands ensembles de données, ce qui en fait une solution plus rapide et plus évolutive pour les PME comme pour les grandes organisations.
L'exploration des processus est un composant clé de la découverte de processus. Explorons d'abord le concept plus large de la découverte de processus, puis voyons en détail comment l'exploration des processus s'y intègre.
En tant qu'étape fondamentale pour comprendre comment les processus fonctionnent réellement, la découverte de processus offre une fenêtre sur la manière dont les processus se déroulent dans la pratique, apportant une clarté pour soutenir des initiatives telles que l'automatisation robotisée des processus (RPA). En révélant l'état « tel quel » des opérations, la découverte de processus identifie les domaines d'amélioration.
Les outils de découverte de processus de pointe vous offrent de multiples perspectives sur le fonctionnement de vos processus en fonction de la nature du processus et de vos objectifs spécifiques. Ces outils peuvent visualiser même les flux de travail les plus complexes ou non structurés, y compris ceux présentant une grande variabilité ou des étapes ad hoc qui ne s'intègrent pas parfaitement dans les organigrammes traditionnels. Cela garantit que même ces processus imprévisibles produisent des résultats cohérents et évitent les conséquences involontaires.
L'exploration des processus, en revanche, n'est qu'une technique utilisée dans la découverte de processus. L'exploration des processus est utilisée pour reconstituer des processus à partir d'événements enregistrés dans les journaux, fournissant des informations détaillées et basées sur des données sur la manière dont les processus sont exécutés dans des scénarios réels. Essentiellement, l'exploration des processus soutient la découverte de processus en fournissant les connaissances nécessaires pour cartographier précisément les processus et découvrir des domaines d'amélioration.
En vous donnant une compréhension claire de vos opérations, la découverte de processus jette les bases de décisions commerciales intelligentes et à fort impact. Avec ces informations, vous pouvez :
Comprendre clairement les processus métier
Parce que la découverte de processus vous permet de voir vos flux de travail exacts, elle vous permet de repérer toute différence entre la façon dont vous pensez que les choses fonctionnent et la façon dont elles fonctionnent réellement. Cela vous permet de trouver des goulots d'étranglement cachés et d'autres opportunités d'amélioration dans vos opérations.
Identifier les inefficacités
La découverte de processus met en lumière des opportunités pour accélérer les flux de travail et optimiser l'allocation des ressources, permettant aux organisations de réagir plus rapidement et de s'adapter plus facilement aux demandes changeantes du marché. Elle peut également révéler des opportunités à forte valeur ajoutée pour la mise en œuvre de l'automatisation, comme la RPA. En éliminant les tâches répétitives, elle favorise également un environnement de travail plus satisfaisant et améliore la satisfaction des employés.
Économiser du temps et des efforts
La découverte de processus peut accélérer le processus de compréhension et de documentation des opérations commerciales. En éliminant le besoin d'efforts manuels importants, elle fournit des observations rapides, permettant des améliorations rapides et libérant les équipes pour qu'elles se concentrent sur le travail stratégique plutôt que sur la collecte fastidieuse de données.
Améliorer la prise de décision
Avec la découverte de processus, vous pouvez adopter une approche basée sur les données pour identifier les domaines à fort impact dans vos flux de travail, permettant une allocation stratégique des ressources. Des données précises sur les performances des processus améliorent également la planification et l'exécution des initiatives d'automatisation, garantissant que les améliorations commerciales s'alignent sur vos objectifs.
Améliorer l'évolutivité
Tirer parti de la découverte de processus permet aux entreprises de cartographier et d'évaluer les processus sur de grands ensembles de données. Même lorsqu'une entreprise se développe ou introduit de nouveaux processus, la découverte et l'analyse peuvent suivre le rythme sans augmentation significative de temps ou de ressources, permettant une optimisation continue tout en maintenant une productivité élevée.
La découverte de processus nécessite de documenter et d'analyser systématiquement les opérations commerciales. Les étapes impliquées comprennent :
- Enregistrer les interactions des utilisateurs : La première étape de la découverte de processus consiste à collecter des journaux de session, capturant comment les tâches sont réellement effectuées au fil du temps sans interrompre vos opérations quotidiennes.
- Capturer les données : Les données sont extraites de diverses sources au sein de l'organisation, telles que les journaux système, les journaux de transactions et les saisies des employés collectées à partir de n'importe quelle combinaison de systèmes logiciels d'entreprise et départementaux.
- Cartographier les processus : Les données collectées sont utilisées pour créer des cartes de processus détaillées, des représentations visuelles qui décrivent chaque étape du flux de travail, y compris les entrées, les actions et les sorties.
Choisir la bonne solution de découverte de processus, c'est comme sélectionner l'outil parfait pour un travail complexe : un outil qui peut non seulement faire le travail, mais aussi améliorer chaque aspect de la tâche. Pour tirer le meilleur parti de votre investissement, recherchez les caractéristiques essentielles suivantes :
Intégration avec les systèmes existants
Assurez-vous que votre solution de découverte de processus se connecte à un large éventail de plateformes et de systèmes d'entreprise. Une solution véritablement efficace doit s'intégrer de manière transparente à votre infrastructure informatique existante, comme vos systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) et de gestion de la relation client (CRM). Cela garantit un échange de données fluide, brise les silos d'information et minimise les interruptions de vos opérations. Recherchez des outils offrant des connecteurs robustes et des interfaces de programmation d'applications (API) pour garantir la compatibilité avec votre pile technologique actuelle. Idéalement, votre outil offre une solution complète pour visualiser et analyser vos processus sur l'ensemble de vos systèmes.
Informations en temps réel
Choisissez un outil de découverte de processus qui fournit des données en direct et des mises à jour sur l'exécution des processus, vous permettant de surveiller les opérations au fur et à mesure qu'elles se produisent afin que vous puissiez prendre des mesures rapides. Avec des données de journaux d'événements en temps réel, votre outil peut servir de source unique de vérité pour garantir que toutes les décisions sont basées sur des informations précises et impartiales. Ce niveau de visibilité soutient une prise de décision dynamique et aide à maintenir vos processus alignés sur les besoins actuels de l'entreprise.
Analyse avancée
Les solutions de découverte de processus qui utilisent des algorithmes sophistiqués et l'IA pour analyser les données de processus fournissent une analyse plus approfondie des performances des processus. Cela vous donne une compréhension plus nuancée de vos processus afin que vous puissiez identifier des schémas, des tendances et des anomalies qui peuvent ne pas être apparents par une analyse de base.
Capacités d'automatisation
Un outil qui automatise la découverte et la cartographie des processus métier peut réduire considérablement le travail manuel et accélérer le processus de compréhension de vos opérations. Il permet de voir enfin le processus de bout en bout, même lorsque plusieurs étapes et systèmes sont impliqués. En visualisant les processus d'une manière qui n'est pas possible manuellement, il fournit des informations supplémentaires pour l'amélioration. Non seulement cela conduit à des résultats plus précis, mais cela libère également votre équipe pour qu'elle se concentre sur l'amélioration réelle de ces processus. De plus, les outils automatisés peuvent s'adapter facilement à mesure que vos processus évoluent, garantissant que vos informations sont toujours à jour.
Interface conviviale
Pour garantir que tous les membres de l'équipe puissent utiliser efficacement l'outil de découverte de processus, l'interface doit être intuitive et facile à naviguer. Une interface bien conçue réduit la courbe d'apprentissage et aide les utilisateurs à accéder et à comprendre rapidement les cartes de processus et les données sans formation approfondie. Opter pour une plateforme low-code est idéal, car elle permet aux utilisateurs non techniques d'interagir facilement avec l'outil et d'effectuer des ajustements sans avoir besoin de connaissances spécialisées en codage.
Finance
Dans le monde de la finance, la découverte de processus peut être transformatrice. Non seulement elle vous aide à repérer les lacunes dans vos dossiers pour rester en conformité, mais elle garantit également que vos rapports financiers sont précis et opportuns en cartographiant chaque étape de votre traitement des données. Les institutions financières peuvent alors optimiser leurs opérations et augmenter leur précision.
Comptabilité
La découverte de processus peut découvrir des inefficacités et des risques cachés en comptabilité en identifiant les goulots d'étranglement, tels que les retards dans les approbations de factures ou les erreurs de saisie de données dans votre processus de comptes fournisseurs. Elle aide également à améliorer la réconciliation, en mettant en évidence les zones sujettes aux erreurs et en automatisant les tâches répétitives. En reliant les points entre les différentes activités comptables, la découverte de processus améliore la conformité et la précision.
Ressources Humaines
La découverte de processus peut optimiser les fonctions RH telles que le recrutement, l'intégration et la gestion des employés. Par exemple, en cartographiant le processus de recrutement, les organisations peuvent identifier les ralentissements dans le processus d'embauche et y remédier pour permettre des embauches plus rapides et de meilleures expériences pour les candidats. Lors de l'intégration, la découverte de processus peut mettre en évidence une complexité inutile dans le traitement des documents et les plannings de formation. De plus, elle peut révéler des lacunes dans les processus d'évaluation des performances et d'administration des avantages sociaux, rendant votre équipe RH plus efficace et réactive.
Assurance
La découverte de processus peut grandement améliorer l'efficacité et la satisfaction des clients dans le secteur de l'assurance. En cartographiant chaque étape d'une réclamation, de sa soumission initiale à la décision finale, la découverte de processus peut mettre en évidence des domaines d'amélioration pour des approbations plus rapides avec moins d'erreurs. La découverte de processus vous aide également à affiner votre processus de souscription, en vous assurant que vous évaluez les risques avec précision et fixez des primes équitables tout en restant en phase avec les réglementations changeantes.
Service client
La découverte de processus peut cartographier l'ensemble du parcours client, du premier contact à la résolution finale. Cette vue d'ensemble vous permet d'améliorer tout, de l'accueil des nouveaux clients à la garantie de réponses rapides aux demandes courantes. Par exemple, si vous découvrez que des tickets de support sont bloqués et causent des retards, l’exploration des processus peut en révéler la cause, vous permettant de résoudre le problème efficacement.
Télécommunications
Grâce à la découverte de processus, les fournisseurs de télécommunications peuvent optimiser leurs processus d'intégration client, de facturation et de service pour réduire les erreurs, accélérer les temps de réponse et améliorer la qualité globale du service. La découverte de processus peut également être utilisée pour améliorer la gestion de la maintenance du réseau et la résolution des pannes en améliorant les flux de travail.
Outils et technologie insuffisants
Des outils inadéquats pour la découverte de processus peuvent limiter la capacité à capturer, analyser et visualiser efficacement les processus, entravant votre capacité à mettre en œuvre des améliorations et à capitaliser sur les opportunités d'optimisation. De plus, certains processus peuvent être très complexes et impliquer plusieurs services ou systèmes, ce qui rend difficile leur cartographie précise à l'aide de processus manuels.
Manque de données complètes et en temps réel
Alors que les outils avancés de découverte de processus fournissent des informations à la minute près, les organisations qui s'appuient sur une technologie moins robuste peuvent avoir du mal avec des données obsolètes ou statiques et des cartes de processus incomplètes qui ne reflètent pas les flux de travail actuels. Ce manque de visibilité en temps réel peut entraver leur capacité à réagir rapidement aux changements du marché ou aux défis internes.
Difficulté à s'adapter aux changements
Dans certains cas, les employés peuvent résister aux changements ou se sentir menacés par les efforts de découverte de processus, ce qui peut affecter la précision des données collectées et la mise en œuvre réussie de nouveaux processus, en particulier lorsqu'on s'appuie sur des méthodes manuelles. Pour relever ces défis, les solutions efficaces de découverte de processus doivent être basées sur les données et offrir des capacités dynamiques qui peuvent s'adapter et répondre rapidement aux changements.
Qui sont les parties prenantes typiques dans le processus de découverte de processus ?
Les parties prenantes typiques dans le processus de découverte de processus comprennent les dirigeants d'entreprise, les responsables de l'automatisation, les membres de l'équipe des processus et les employés à différents niveaux de l'organisation. Les dirigeants, par exemple, sont impliqués dans la prise de décision et l'identification des opportunités d'amélioration, tandis que les équipes de processus jouent un rôle clé dans l'analyse et la cartographie des flux de travail existants. Le personnel de première ligne et les responsables de service peuvent fournir des informations précieuses sur les opérations quotidiennes et les points faibles.
Lors de l'examen des implémentations technologiques telles que le traitement intelligent des documents et la RPA, les parties prenantes peuvent inclure les équipes informatiques. Mais comme toutes les parties prenantes du processus ne seront pas des experts en technologie, un outil accessible aux utilisateurs techniques et non techniques est essentiel. De plus, des consultants externes ou des spécialistes de la découverte de processus peuvent être intégrés pour fournir une expertise et une perspective objective. Chacun de ces groupes apporte des connaissances et des perspectives uniques pour assurer une compréhension complète des processus métier et des domaines potentiels d'amélioration.
La découverte de processus fournit une base pour les améliorations de processus en rendant l'état actuel de vos processus métier transparent afin que vous puissiez identifier rapidement les processus à améliorer. Lorsqu'elle est enrichie par l'intelligence des processus, la découverte de processus offre une visibilité totale sur les processus, réduisant considérablement le temps nécessaire pour examiner et comprendre chaque scénario d'exécution de processus. Cette clarté vous permet d'optimiser les processus, de réduire les coûts tout en optimisant les performances globales. De plus, la découverte de processus soutient les efforts d'amélioration continue et aide à garantir la conformité même lorsque les réglementations changent.
Quelle est la différence entre la découverte de processus et l'exploration des tâches ?
La découverte de processus et l'exploration des tâches sont deux techniques utilisées pour analyser et optimiser les opérations commerciales, mais elles se concentrent sur différents aspects de l'analyse des processus. La découverte de processus vise à fournir une vue d'ensemble des processus métier. L'exploration des tâches, en revanche, est une technique de découverte de processus qui se concentre sur les détails de la manière dont les tâches sont exécutées en capturant des données en temps réel, telles que les interactions des utilisateurs, pour offrir une vue granulaire de l'exécution des tâches. Essentiellement, alors que la découverte de processus fournit une vue de haut niveau des processus de bout en bout, l'exploration des tâches offre un aperçu détaillé de l'exécution de tâches spécifiques au sein de ces processus.
Comment la découverte de processus aide-t-elle avec l'automatisation robotisée des processus (RPA) ?
La découverte de processus améliore la RPA en offrant une vue claire et détaillée des processus métier existants. En utilisant l'intelligence des processus, les organisations peuvent cartographier les flux de travail actuels et identifier les processus prêts pour l'automatisation. Cela simplifie la tâche de déterminer quels processus bénéficieront le plus de la RPA, réduisant les conjectures et les essais-erreurs souvent impliqués dans l'amélioration des processus. De plus, en identifiant les problèmes tôt, les organisations peuvent mieux se préparer aux déploiements de RPA, ce qui conduit à des transitions plus fluides et à des résultats d'automatisation plus réussis.
Pour une découverte de processus efficace, vous avez besoin d'un outil complet qui fournit des informations exploitables et en temps réel pouvant vous guider pour optimiser les flux de travail et éliminer les erreurs. C'est à cela que sert ABBYY Timeline. Timeline automatise la collecte et l'analyse des données de journaux d'événements de divers systèmes et interactions utilisateur, offrant une visibilité complète de vos processus. Il crée un jumeau numérique interactif — une représentation virtuelle en temps réel de vos processus — qui vous permet d'identifier facilement les domaines nécessitant une attention particulière.
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