Classificação de documentos: como funciona e por que é essencial

O tratamento de um doente é perigosamente atrasado porque o seu processo está retido numa fila de espera. Uma equipa de conformidade recebe uma coima porque ninguém sinalizou os documentos certos a tempo. Estes problemas têm frequentemente origem no início dos processos de negócio: no momento em que um documento chega e é preciso decidir o que é e para onde deve ir. Essa decisão é a classificação de documentos, a etapa que dá início a todo o fluxo de trabalho documental e que condiciona tudo o que se segue.

A classificação pode parecer simples, mas os documentos chegam em dezenas de formatos e idiomas. É necessário lê-los, interpretá-los e identificá-los com base no seu conteúdo e contexto antes de os encaminhar para o destino correto. Automatizar este processo exige tecnologia inteligente, desenvolvida especificamente para esta finalidade.

O ABBYY Document AI, por exemplo, classifica conteúdos estruturados e não estruturados em mais de 200 idiomas, com consistência e transparência. Descubra o que é a classificação de documentos, como funciona e por que representa uma etapa essencial num pipeline de processamento inteligente de documentos (Intelligent Document Processing – IDP).

O que é a classificação de documentos?

A classificação de documentos é o processo de identificar e organizar documentos por tipo e encaminhar cada um deles para o fluxo de processamento correto. Trata-se da camada de decisão que determina como os processos documentais se iniciam. Quando automatizada, a tecnologia de classificação identifica o tipo de documento e direciona-o para os modelos de extração de dados adequados ao processamento seguinte.

Abordagens de classificação de documentos

 

 

A classificação de documentos não assenta numa única tecnologia generalista. É necessário um framework mais especializado, que combine diferentes abordagens, para manter adaptabilidade e precisão face à diversidade de documentos que chegam à sua organização. Destacam-se três abordagens essenciais:

• Classificação baseada em regras
  Esta abordagem utiliza regras ou modelos predefinidos, como cabeçalhos de faturas em formulários normalizados, para identificar o tipo de documento. Funciona bem quando os formatos são consistentes e previsíveis.
• Classificação por IA
  Esta abordagem utiliza modelos de IA específica para identificar documentos com base no seu contexto, conteúdo e esquema gráfico, mesmo em formatos não normalizados ou não estruturados. O ABBYY Document AI, por exemplo, é alimentado pelo PHOENIX, um portfólio de modelos de IA personalizados que analisam simultaneamente texto e elementos visuais para alcançar um nível de compreensão documental mais profundo do que os grandes modelos de linguagem (LLMs) generalistas conseguem oferecer.
• Validação com supervisão humana
  Esta abordagem aciona revisores quando as regras de negócio exigem verificação humana ou quando o sistema sinaliza um resultado para controlo manual. Esse retorno é reintegrado no sistema para melhorar a sua precisão ao longo do tempo.

O ABBYY Document AI reúne estas três abordagens num framework híbrido único. As regras aplicam-se onde a consistência é determinante; os modelos de IA PHOENIX lidam com conteúdos complexos ou variáveis; e a especialização humana melhora continuamente a precisão do sistema. Em vez de escolher uma abordagem em detrimento de outra, as empresas beneficiam automaticamente do método mais adequado a cada documento.

Benefícios da classificação de documentos para as operações empresariais

À medida que o volume e a complexidade das informações corporativas cresceram exponencialmente na era digital, a automação da classificação tornou-se uma necessidade urgente para melhorar a velocidade e a precisão do processamento documental. É ela que permite que os dados cheguem ao destino sem demora e que informações sensíveis ao tempo sejam priorizadas com mais agilidade.

A classificação inteligente de documentos oferece às empresas:

• Ciclos mais rápidos e maiores taxas de processamento direto:
  os documentos chegam automaticamente ao fluxo correto, acelerando a circulação das informações sem intervenção humana.
• Custo por documento reduzido:
  a automação diminui o esforço manual e o tempo de deliberação humana que elevam os custos de processamento.
• Melhor organização e pesquisa facilitada:
  cada documento é automaticamente identificado e encaminhado para o fluxo ou sistema correto, facilitando a sua localização e utilização posterior.
• Maior precisão:
  a classificação automatizada e consistente reduz os riscos de erros humanos ou de informações mal encaminhadas.
• Risco de não conformidade reduzido:
  os documentos são tratados e armazenados de acordo com regras definidas, tornando-os facilmente rastreáveis em auditorias.
• Produtividade aumentada:
  os colaboradores ficam libertos das tarefas repetitivas de triagem e podem concentrar-se em trabalhos de maior valor acrescentado.
• Aprendizagem contínua:
  o retorno da supervisão humana melhora continuamente a classificação automatizada, tornando-a cada vez mais precisa.

Como funciona a classificação de documentos

Etapa 1: definir a estratégia de classificação

Identifique os tipos de documentos que chegam à sua organização. Para os que se apresentam em formatos normalizados e previsíveis, a classificação baseada em regras e modelos predefinidos é a mais indicada. Para documentos mais complexos ou variáveis, prepare exemplos que servirão para treinar os modelos de IA.

Etapa 2: treinar o modelo

A tecnologia PHOENIX da ABBYY analisa tanto o texto como o esquema gráfico dos documentos de exemplo, identificando as características-chave de cada tipo. Essas características formam a base de uma classificação precisa. Pode otimizar o modelo definindo o equilíbrio entre elevado recall e alta precisão, e utilizar as ferramentas integradas de validação de dados para testar a qualidade do modelo.

Etapa 3: classificar, encaminhar e refinar

Cada documento recebido obtém uma pontuação de probabilidade ou confiança que determina se é automaticamente encaminhado para a etapa seguinte ou sinalizado para revisão humana. Esse retorno humano é reintegrado no sistema para melhorar continuamente a precisão.

Casos de utilização da classificação de documentos

Quanto mais depressa identifica um documento, mais depressa pode agir. Por isso, a classificação de documentos está no centro de muitos fluxos de trabalho empresariais, independentemente do setor.

Saúde

O processo clínico eletrónico de um único doente pode ter centenas de páginas. Ao classificar automaticamente os documentos com dados de processos clínicos, as instituições de saúde atualizam os registos dos doentes com muito maior rapidez e libertam os profissionais de saúde das tarefas administrativas.

A empresa científica global 3M, por exemplo, integrou o ABBYY Document AI nos seus sistemas de informação de saúde (HIS) para ampliar as capacidades do software 3M 360 Encompass. A solução incorporou o reconhecimento de texto para documentos digitalizados, permitindo que relatórios de diagnóstico, relatórios cirúrgicos, cartas de alta e outros documentos sejam codificados automaticamente para otimizar os fluxos de faturação.

Bancos e serviços financeiros

As instituições financeiras têm frequentemente de verificar conjuntos de documentos para pedidos de empréstimo e crédito, especialmente para efeitos de conformidade. A classificação automatizada de documentos identifica cada documento de um processo, captura os dados-chave com menos erros, verifica-os face a critérios predefinidos e encaminha-os rapidamente para validação.

Recursos humanos

A classificação de documentos ajuda as equipas de RH a organizar e gerir automaticamente processos de colaboradores, candidaturas, contratos e outros documentos que precisam de ser arquivados em grandes repositórios documentais. A automação deste processo facilita consideravelmente a pesquisa e a localização das informações necessárias para o planeamento de equipas e outras funções de RH.

Setor público

Muitos organismos públicos recebem grandes volumes de correspondência, especialmente em períodos de pico. A classificação de documentos encaminha toda essa informação para os fluxos de processamento corretos. A tecnologia pode também ser utilizada para migrar dados e conteúdos durante a modernização de sistemas de informação ou de arquivo.

Como a IA torna a classificação de documentos escalável para empresas

Antes da IA, a classificação de documentos dependia inteiramente de regras, com modelos e critérios definidos. Os documentos tinham de ser consistentes em formato e esquema gráfico para que as regras se aplicassem.

Na prática, os documentos variam consideravelmente. Com um sistema puramente baseado em regras, cada variação de esquema ou formato, bem como cada alteração regulatória ou de processo que exigisse modificações documentais, obrigava as equipas a reconfigurar as regras de classificação.

À medida que os tipos de documentos se multiplicaram na era digital, com PDFs digitalizados, formulários digitais, e-mails, fotografias tiradas por telemóvel e outros, a diversidade superou o que qualquer conjunto de regras predefinidas conseguia gerir sozinho.

A classificação baseada em regras continua a desempenhar um papel importante: é muito eficaz em termos de precisão e consistência quando os documentos são normalizados. Mas hoje é possível acrescentar uma camada de IA capaz de interpretar conteúdo, contexto e esquema gráfico de forma conjunta para compreender os documentos de modo mais próximo à compreensão humana. Uma terceira camada, a validação humana, permite que revisores intervenham apenas quando é necessária confirmação ou interação humana, ao mesmo tempo que reintegra a sua especialização no sistema para que este continue a melhorar automaticamente.

Esta é a abordagem híbrida que a ABBYY utiliza para alcançar níveis de precisão, relevância, transparência, explicabilidade e consistência de nível empresarial que os LLMs generalistas não conseguem igualar no processamento documental. Em conjunto, a lógica baseada em regras, a IA desenvolvida especificamente para o efeito e o retorno humano contínuo formam um framework de classificação que escala mesmo quando os documentos e os processos de negócio se tornam mais complexos.

Classificação inteligente de documentos para fluxos de trabalho empresariais complexos

Os documentos continuam a tornar-se mais complexos e diversificados. Contratos e correspondência chegam por dezenas de canais digitais e as ferramentas básicas criadas para os gerir já não conseguem lidar com estes volumes.

O ABBYY Document AI classifica qualquer tipo de documento para evitar que informações vitais se percam na massa. Ao contrário dos sistemas de IA generalistas adaptados ao processamento documental, a sua tecnologia foi desenvolvida de raiz para este caso de utilização, aplicando o modelo certo à tarefa certa. Alimentado pelo PHOENIX, a nossa base de IA desenvolvida especificamente para este fim, os nossos sistemas leem e compreendem os seus documentos à escala empresarial. Esta inteligência permite automatizar processos de ponta a ponta para todos os seus documentos.

Isso significa que os resultados obtidos são precisos, explicáveis e consistentes para os seus fluxos de trabalho críticos. Como estas capacidades assentam numa camada tecnológica unificada, as melhorias de processo propagam-se por todo o portfólio ABBYY Document AI, incluindo Vantage, FlexiCapture e FineReader Engine, à medida que a plataforma evolui.

Contacte um dos nossos especialistas para descobrir como a ABBYY pode ajudá-lo a automatizar de forma inteligente.