Dokumentenklassifizierung: Funktionsweise und Bedeutung für Ihr Unternehmen

Viele Prozess-Probleme haben ihren Ursprung bereits am Anfang von Geschäftsprozessen: in dem Moment, in dem ein Dokument eintrifft und entschieden werden muss, um welches Dokument es sich handelt und wohin es eigentlich gehört. Diese Entscheidung ist die Dokumentenklassifizierung. Sie ist der Schritt, der jeden dokumentenbasierten Workflow in Gang setzt und alles Weitere bestimmt.

Die Klassifizierung mag einfach erscheinen, aber Dokumente kommen in Dutzenden von Formaten und Sprachen an. Sie müssen gelesen, interpretiert und anhand ihres Inhalts und Kontexts identifiziert werden, bevor sie an den richtigen Ort / das richtige System weitergeleitet werden können. Die Automatisierung dieses Prozesses erfordert intelligente Technologie, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurde.

ABBYY Document AI klassifiziert strukturierte und unstrukturierte Inhalte in mehr als 200 Sprachen, konsistent und transparent. In diesem Artikel erklären wir, wie dieser Prozess funktioniert, welche Ansätze es gibt und warum er ein unverzichtbarer Schritt in einer intelligenten Dokumentenverarbeitungs-Pipeline (Intelligent Document Processing - IDP) ist.

Was ist Dokumentenklassifikation?

Dokumentenklassifikation ist der Prozess, Dokumente nach Typ zu identifizieren und zu organisieren sowie jedes Dokument in den richtigen Verarbeitungsworkflow zu leiten. Sie bildet die Entscheidungsschicht, die bestimmt, wie Dokumentenprozesse beginnen. Wenn sie automatisiert wird, identifiziert die Technologie den Dokumententyp und leitet ihn an die geeigneten Datenextraktionsmodelle für die weitere Verarbeitung weiter.

Die Ansätze der Dokumentenklassifizierung

 

 

Dokumentenklassifizierung basiert nicht auf einer einzelnen Universaltechnologie. Es braucht ein spezialisiertes Framework, das verschiedene Ansätze kombiniert, um Anpassungsfähigkeit und Präzision angesichts der Vielfalt der eingehenden Dokumente zu gewährleisten. Drei Ansätze sind dabei besonders relevant.

• Regelbasierte Klassifizierung
  Dieser Ansatz verwendet vordefinierte Regeln oder Vorlagen, wie etwa Rechnungsköpfe in standardisierten Formularen, um den Dokumententyp zu identifizieren. Er funktioniert gut, wenn Formate konsistent und vorhersehbar sind.
• KI-gestützte Klassifizierung
  Dieser Ansatz nutzt speziell entwickelte KI-Modelle (Purpose-Built-AI), um Dokumente anhand von Kontext, Inhalt und visuellem Layout zu identifizieren, auch bei nicht standardisierten oder unstrukturierten Formaten. ABBYY Document AI wird beispielsweise von PHOENIX angetrieben, ein Portfolio von maßgeschneiderten KI-Modellen, die Text und visuelle Elemente gleichzeitig analysieren. Das ermöglicht ein tieferes Dokumentenverständnis, als es generische Large Language Models (LLMs) bieten können.
• Human-in-the-Loop-Validierung
  Dieser Ansatz aktiviert Prüfer, wenn Geschäftsregeln eine menschliche Überprüfung erfordern oder wenn das System ein Ergebnis zur manuellen Kontrolle markiert. Dieses Feedback wird in das System zurückgeführt, um die Präzision kontinuierlich zu verbessern.

ABBYY Document AI vereint diese drei Ansätze in einem einzigen Hybrid-Framework. Regeln kommen dort zum Einsatz, wo Konsistenz entscheidend ist; PHOENIX-KI-Modelle verarbeiten komplexe oder variable Inhalte; und menschliche Expertise verbessert die Systemgenauigkeit kontinuierlich. Anstatt sich für einen Ansatz auf Kosten eines anderen zu entscheiden, profitieren Unternehmen automatisch von der jeweils geeignetsten Methode für jedes Dokument.

Die Vorteile für den Geschäftsbetrieb

Mit dem exponentiellen Wachstum von Volumen und Komplexität unternehmensinterner Informationen im digitalen Zeitalter ist die Automatisierung der Klassifizierung zu einer dringenden Notwendigkeit geworden. Sie stellt sicher, dass Daten ohne Verzögerung ans Ziel gelangen und zeitkritische Informationen schneller priorisiert werden.

Intelligente Dokumentenklassifizierung bietet Unternehmen folgende Vorteile:

• Schnellere Durchlaufzeiten und höhere Straight-Through-Processing-Raten:
  Dokumente gelangen automatisch in den richtigen Workflow und beschleunigen den Informationsfluss ohne manuellen Eingriff.
• Geringere Kosten pro Dokument:
  Die Automatisierung reduziert den manuellen Aufwand und die Überlegungszeit, die die Verarbeitungskosten in die Höhe treiben.
• Bessere Organisation und einfachere Suche:
  Jedes Dokument wird automatisch identifiziert und an den richtigen Workflow oder das richtige System weitergeleitet, was das spätere Auffinden und Nutzen erleichtert.
• Höhere Genauigkeit:
  Automatisierte und konsistente Klassifizierung reduziert das Risiko menschlicher Fehler oder falsch weitergeleiteter Informationen.
• Geringeres Compliance-Risiko:
  Dokumente werden gemäß definierten Regeln verarbeitet und gespeichert, was sie bei Audits leicht nachverfolgbar macht.
• Gesteigerte Produktivität:
  Mitarbeiter werden von repetitiven Sortieraufgaben entlastet und können sich auf Tätigkeiten mit höherem Mehrwert konzentrieren.
• Kontinuierliches Lernen:
  Das Feedback aus der Human-in-the-Loop-Validierung verbessert die automatisierte Klassifizierung fortlaufend und macht sie präziser.

So funktioniert die Dokumentenklassifizierung: der Prozess Schritt für Schritt

Schritt 1: Klassifizierungsstrategie definieren

Identifizieren Sie die Dokumententypen, die in Ihrer Organisation eingehen. Für Dokumente in standardisierten und vorhersehbaren Formaten ist die regelbasierte Klassifizierung mit vordefinierten Vorlagen am geeignetsten. Für komplexere oder variable Dokumente bereiten Sie Beispiele vor, die zum Training der KI-Modelle dienen.

Schritt 2: Modell trainieren

Die PHOENIX-Technologie von ABBYY analysiert sowohl den Text als auch das visuelle Layout der Beispieldokumente und identifiziert die Schlüsselmerkmale jedes Typs. Diese Merkmale bilden die Grundlage für eine präzise Klassifizierung. Sie können das Modell optimieren, indem Sie das Gleichgewicht zwischen hohem Recall und hoher Präzision festlegen, und die integrierten Datenvalidierungstools verwenden, um die Modellqualität zu testen.

Schritt 3: Klassifizieren, weiterleiten und verfeinern

Jedes eingehende Dokument erhält einen Wahrscheinlichkeits- oder Konfidenz-Score, der bestimmt, ob es automatisch zur nächsten Stufe weitergeleitet oder zur menschlichen Überprüfung markiert wird. Dieses menschliche Feedback wird in das System zurückgeführt, um die Präzision kontinuierlich zu verbessern.

Anwendungsfälle in verschiedenen Branchen

Je schneller ein Dokument identifiziert wird, desto schneller kann gehandelt werden. Deshalb steht die Dokumentenklassifizierung im Mittelpunkt vieler Geschäftsworkflows, branchenübergreifend.

Gesundheitswesen

Die elektronische Patientenakte eines einzelnen Patienten kann Hunderte von Seiten umfassen. Durch die automatische Klassifizierung von Dokumenten mit klinischen Daten aktualisieren Gesundheitseinrichtungen Patientenakten deutlich schneller und entlasten Gesundheitsfachkräfte von administrativen Aufgaben.

Das globale Wissenschaftsunternehmen 3M hat ABBYY Document AI beispielsweise in seine Health Information Systems (HIS) integriert, um die Funktionen der 3M 360 Encompass-Software zu erweitern. Die Lösung umfasst nun Texterkennung für gescannte Dokumente, sodass Diagnoseberichte, Operationsberichte, Entlassungsbriefe und andere Dokumente automatisch kodiert werden können, um Abrechnungsworkflows zu optimieren.

Bank- und Finanzwesen

Finanzinstitute müssen häufig Dokumentensets für Kredit- und Darlehensanträge prüfen, insbesondere zu Compliance-Zwecken. Die automatisierte Klassifizierung identifiziert jedes Dokument in einem Vorgang, erfasst Schlüsseldaten mit weniger Fehlern, prüft diese anhand vordefinierter Kriterien und leitet sie schnell zur Validierung weiter.

Personalwesen

Die Dokumentenklassifizierung hilft HR-Teams, Mitarbeiterakten, Bewerbungen, Verträge und andere Dokumente, die in großen Dokumentenablagen archiviert werden müssen, automatisch zu organisieren und zu verwalten. Die Automatisierung dieses Prozesses erleichtert die Suche und das Auffinden der für die Personalplanung und andere HR-Funktionen benötigten Informationen erheblich.

Öffentlicher Sektor

Viele Behörden erhalten große Mengen an Korrespondenz, besonders in Stoßzeiten. Die automatische Klassifizierung leitet all diese Informationen in die richtigen Verarbeitungsworkflows. Die Technologie kann auch dazu genutzt werden, Daten und Inhalte bei der Modernisierung von Informations- oder Archivsystemen zu migrieren.

Wie KI die Dokumentenklassifizierung auf Unternehmensebene skalierbar macht

Vor dem Einsatz von KI basierte die Dokumentenklassifizierung vollständig auf Regeln, mit definierten Vorlagen und Kriterien. Dokumente mussten in Format und Layout konsistent sein, damit die Regeln korrekt angewendet werden konnten.

In der Praxis variieren Dokumente erheblich. Bei einem rein regelbasierten System zwang jede Layout- oder Formatvariation sowie jede regulatorische oder prozessuale Änderung, die Dokumentenanpassungen erforderte, die Teams dazu, die Klassifizierungsregeln neu zu konfigurieren.

Mit der Vervielfältigung von Dokumententypen im digitalen Zeitalter, von gescannten PDFs über digitale Formulare und E-Mails bis hin zu mit dem Mobiltelefon aufgenommenen Fotos, überstieg die Vielfalt das, was ein vordefinierter Regelsatz allein bewältigen konnte.

Die regelbasierte Klassifizierung spielt nach wie vor eine wichtige Rolle: Sie ist sehr effektiv in Bezug auf Präzision und Konsistenz, wenn Dokumente standardisiert sind. Heute lässt sich jedoch eine KI-Schicht hinzufügen, die Inhalt, Kontext und visuelles Layout gemeinsam interpretiert, um Dokumente auf eine Weise zu verstehen, die der menschlichen Wahrnehmung näherkommt. Eine dritte Schicht, die Human-in-the-Loop-Validierung, ermöglicht es Prüfern, nur dann einzugreifen, wenn menschliche Bestätigung oder Mitwirkung erforderlich ist, während ihr Fachwissen in das System zurückgeführt wird, damit es sich automatisch weiterentwickelt.

Dies ist der hybride Ansatz, den ABBYY nutzt, um Präzision, Relevanz, Transparenz, Erklärbarkeit und Konsistenz auf Unternehmensebene zu erreichen, die generische LLMs bei der Dokumentenverarbeitung nicht bieten können. Regelbasierte Logik, maßgeschneiderte KI und kontinuierliches menschliches Feedback bilden gemeinsam ein Klassifizierungs-Framework, das auch dann skaliert, wenn Dokumente und Geschäftsprozesse komplexer werden.

Intelligente Klassifizierung für komplexe Unternehmensworkflows

Dokumente werden immer komplexer und vielfältiger. Verträge und Korrespondenz gehen über Dutzende digitaler Kanäle ein, und die einfachen Tools, die zu ihrer Verwaltung erstellt wurden, können mit diesen Volumina nicht mehr Schritt halten.

ABBYY Document AI klassifiziert jeden Dokumententyp, damit wichtige Informationen nicht in der Masse verloren gehen. Im Gegensatz zu generischen KI-Systemen, die für die Dokumentenverarbeitung angepasst wurden, wurde die Technologie von ABBYY von Grund auf für diesen Anwendungsfall entwickelt, mit dem richtigen Modell für die richtige Aufgabe. Angetrieben von PHOENIX, unserer zweckgebundenen KI-Grundlage, lesen und verstehen unsere Systeme Ihre Dokumente in Unternehmensgröße. Diese Intelligenz ermöglicht es Ihnen, End-to-End-Prozesse für alle Ihre Dokumente zu automatisieren.

Das bedeutet: Die Ergebnisse, die Sie erhalten, sind präzise, erklärbar und konsistent für Ihre geschäftskritischen Workflows. Da diese Funktionen auf einer einheitlichen Technologieschicht aufbauen, werden Prozessverbesserungen auf das gesamte ABBYY Document AI-Portfolio übertragen, einschließlich Vantage, FlexiCapture und FineReader Engine, während sich die Plattform weiterentwickelt.

Kontaktieren Sie einen unserer Experten und erfahren Sie, wie ABBYY Ihnen helfen kann, intelligent zu automatisieren.