21. August 2025
Die manuelle Einreichung von Spesenabrechnungen ist eine Aufgabe, die viele Mitarbeitende fürchten. Nach einer Geschäftsreise muss ein Mitarbeiter möglicherweise seine E-Mails durchforsten, um digitale Belege zu finden, Papierquittungen mit seinem Mobilgerät abfotografieren und alles in eine Tabelle oder ein Spesenportal hochladen – und dann jedes Element beschriften, datieren und kategorisieren. Wenn der Mitarbeiter eine Zahl falsch eingibt, kommt es oft zu einem frustrierenden Hin und Her mit der Finanzabteilung, wodurch sich die Erstattungen verzögern.
Das Ausgabenmanagement zu automatisieren, bietet eine intelligentere und schnellere Option. Der Mitarbeiter scannt einfach seine Belege ein, reicht sie ein und überlässt es der Technologie, die relevanten Felder zu extrahieren, die Daten zu überprüfen und sie zur Bearbeitung an die Kreditorenbuchhaltung weiterzuleiten. So werden Ausgaben reibungslos und ohne Fehler bearbeitet und Erstattungen schneller vorgenommen.
Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen sind heute strategischer und intelligenter denn je. Daher führt die Ausgabenmanagement-Automatisierung mit KI-gesteuerten Lösungen zu schnellen Effizienzsteigerungen und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit in der Kreditorenbuchhaltung.
Um wirklich effektiv zu sein, muss Ihre Automatisierungsplattform natürlich speziell auf Ihre realen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sein, d. h. sie muss beispielsweise in der Lage sein, eine Vielzahl von Dokumenttypen zu verarbeiten. Zudem muss sie sich an verschiedene Sprachen und Formate anpassen können und sich kontinuierlich verbessern. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Ausgabenmanagement-Automatisierung ist und welche Vorteile diese Lösung bietet. Zudem erläutern wir,worauf Sie bei der Investition in eine solche Lösung achten sollten.
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Intelligenter und schneller: Was KI für das Ausgabenmanagement bringt
Warum ABBYY für die Automatisierung Ihres Ausgabenmanagements wählen?
Die Automatisierung des Ausgabenmanagements nutzt Technologie, um die Ausgabenbelege von Mitarbeitern und Lieferanten zu erfassen, zu verarbeiten und zu verfolgen. Der Prozess verlässt sich nicht auf manuelles Sortieren und die Dateneingabe von Mitarbeitenden, sondern nutztIntelligent Document Processing (IDP) , um schnell und automatisch wichtige Informationen aus Belegen und zugehörigen Dokumenten zu extrahieren.
Jeder Bereich des Ausgabenmanagements kann automatisiert werden, angefangen bei der Erfassung und Verarbeitung von Belegen wie Hotelrechnungen oder Taxiquittungen. Unabhängig davon, ob sie als gescannte Bilder, PDF-Dateien oder Handyfotos eingereicht werden, werden diese Dokumente automatisch nach Typ klassifiziert, sodass die entsprechenden Geschäftsregeln angewendet werden können. Die Ausgabenmanagement-Automatisierung extrahiert wichtige Details wie Kreditorennamen, Daten, Beträge, Steuern und Einzelposten und prüft dann, ob sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Wenn Informationen fehlen oder unklar sind, kann eine Überprüfung durch einen Menschen ausgelöst werden. Im Laufe der Zeit lernt das System aus diesen Interaktionen, wodurch sich die Automatisierungsrate erhöht und der Bedarf an manuellen Eingriffen verringert wird.
Dank ihrer Schnelligkeit und Genauigkeit ermöglicht die Automatisierung des Ausgabenmanagements schnellere Erstattungszyklen und eine bessere Einhaltung von Richtlinien, insbesondere wenn sie in Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme und Buchhaltungsplattformen integriert ist. Unternehmen erhalten außerdem einen besseren Einblick in die Unternehmensausgaben und können so intelligentere finanzielle Entscheidungen treffen.
Obwohl es eine Reihe von Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung gibt, erledigen viele Finanzteams den Großteil der Ausgabenverwaltung immer noch ohne Automatisierung. Die vielen manuellen Schritte verursachen viel Arbeit und führen zu Fehlern. Dies wiederum führt zu Frustration bei den Mitarbeitenden.
Die Automatisierung kann diesen Prozess jedoch völlig verändern. Hier ein kurzer Überblick über die Unterschiede zwischen manuellem und automatisiertem Ausgabenmangement.
Das manuelle Ausgabenmanagement ist stark von Mitarbeitenden und Finanzteams abhängig, die Ausgabendaten manuell erfassen, organisieren und verarbeiten müssen. In der Regel sammeln Mitarbeitende eine Mischung aus Papier-, E-Mail- und anderen digitalen Belegen, die dann manuell in Tabellenkalkulationen oder Buchhaltungssysteme eingegeben werden. Menschliche Fehler erfordern häufig Nacharbeit, und die Transparenz der Gesamtausgaben für das Unternehmen ist begrenzt.
Wenn das Ausgabenmanagement automatisiert ist, erfasst, klassifiziert und validiert KI-gestützte Technologie Ausgabendaten aus Belegen und Rechnungen in Echtzeit. Die wichtigsten Details werden automatisch aus den Belegen extrahiert und mit den Unternehmensrichtlinien abgeglichen. Die Dokumente werden sortiert und entsprechend weitergeleitet, und die Daten fließen mit einem minimalen manuellen Aufwand direkt in ERP- und Buchhaltungssysteme ein.
Wenn Unternehmen wachsen und expandieren, muss sich auch die Art und Weise, wie sie ihre Ausgaben verwalten, entsprechend weiterentwickeln. Hier erfahren Sie, wie Unternehmen ihre Ausgaben intelligent nachverfolgen, genehmigen und kontrollieren können, wenn sie ihr Ausgabenmanagement automatisieren.
Menschen machen oft Fehler, wenn sie repetitive Aufgaben erledigen. Bei der manuellen Dateneingabe kommt es häufig zu kostspieligen Tippfehlern oder Felder werden nicht oder nicht korrekt ausgefüllt. Durch Automatisierung wird die Fehlerquote drastisch gesenkt, da wichtige Daten präzise extrahiert und anhand von Geschäftsregeln überprüft werden.
Durch die Automatisierung wird der Zeitaufwand für die Erfassung, Verarbeitung und Genehmigung von Ausgaben reduziert, sodass Finanzteams große Mengen an Belegen mit weniger Aufwand bearbeiten können. Die Mitarbeitenden können dann mehr Zeit und Energie auf strategisch wertvollere Aufgaben verwenden, und Unternehmen können wachsen, ohne die Zahl der Mitarbeitenden zu erhöhen.
Da die Automatisierung die Überprüfung von Richtlinien und Geschäftsregeln direkt in den Workflow einbettet, wird das Risiko von Richtlinienverstößen und Auditproblemen erheblich reduziert. Einige Automatisierungslösungen unterstützen auch die Validierung anhand von Lieferantendatenbanken und Steuerberechnungen und gewährleisten so in großem Umfang die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorschriften.
Dank Automatisierung können Belege von Mitarbeitenden unterwegs erfasst, in jedem beliebigen Format eingereicht und schnell verarbeitet werden, was insgesamt weniger Hin und Her sowie eine schnellere Erstattung ermöglicht.
Die Anforderungen an das Ausgabenmanagement können sich aufgrund neuer Anbieter oder Compliance-Vorschriften schnell ändern. Die besten Automatisierungslösungen für das Ausgabenmanagement können eine Vielzahl von Dokumenttypen verarbeiten, unterstützen mehrere Sprachen und lernen kontinuierlich aus den Eingaben der Benutzer, um sich mit der Zeit zu verbessern.
Wenn Ausgabendaten automatisch in ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden, erhalten Unternehmen Echtzeit-Einblicke in Ausgabenmuster und genauere Prognosen für eine intelligentere Budgetplanung.
Künstliche Intelligenz, also KI, spielt eine zentrale Rolle bei der Automatisierung jeder Phase des Ausgabenmanagementprozesses, von der Erfassung der Belege bis zur Erstattung:
Die richtige Lösung für die Automatisierung des Ausgabenmanagements kombiniert sofort einsatzbereite Funktionen mit der Flexibilität, sich an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Zu den wichtigsten Merkmalen, auf die Sie achten sollten, gehören:
Für Unternehmen, die eine umfassende Lösung suchen, die mit ihnen in die Zukunft wächst, bietet ABBYY Document AI sowohl sofort einsatzbereite Funktionen als auch die KI-gestützte Flexibilität, sich weiterzuentwickeln und zu skalieren. Die Plattform zur intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) von ABBYY bietet Folgendes:
All dies geschieht mit einem minimalen manuellen Aufwand. Mitarbeitende reichen einfach gescannte oder fotografierte Belege ein. Von dort aus übernimmt ABBYY IDP, das an die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens angepasst ist. Es bereitet Fotos und Scans für maximale Qualität vor, erkennt Felder auf Belegen, überprüft Summen, kontrolliert Lieferantendatenbanken und berechnet Steuern. Je mehr Belege das System verarbeitet, desto intelligenter wird es, da es lernt, Lieferanten zu erkennen und Ausgabenkategorien automatisch und mit zunehmender Genauigkeit zuzuordnen.
Sehen Sie sich diesen vierminütigen Überblick über ABBYYs Lösung zur Ausgabenmanagement-Automatisierung an und erfahren Sie, wie schnell Sie loslegen können. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie ABBYY das Ausgabenmanagement in Ihrem Unternehmen automatisieren kann, nehmen Sie Kontakt mit einem unserer Experten auf.
Bruce Orcutt
Chief Marketing Officer bei ABBYY
Bruce Orcutt setzt sich als Marketingexperte und Führungspersönlichkeit leidenschaftlich dafür ein, das Marktwachstum und das Bewusstsein für die Themenfelder digitale Transformation und intelligente Automatisierung zu fördern.
Als Chief Marketing Officer bei ABBYY ist Orcutt für die globale Produktstrategie sowie für die Markteinführung, Preisgestaltung, Wettbewerbsanalyse, Kommunikation und Thought Leadership, Gewinn-/Verlustanalysen, die Beziehungen zu Analysten und die Vertriebsförderung für das gesamte Portfolio der intelligenten Automatisierung von ABBYY zuständig. Sein Ziel ist es, globale Unternehmen dabei zu unterstützen, den Hype um die neuesten Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) von der Realität abzugrenzen und sicherzustellen, dass sie speziell entwickelte KI nutzen, um ihre Transformationsziele zu erreichen.
