21 août 2025
Soumettre manuellement ses notes de frais est une tâche redoutée par de nombreux employés. Après un déplacement professionnel, un salarié peut être amené à fouiller dans ses emails pour trouver des reçus numériques, à prendre des photos de reçus papier avec son appareil mobile pour charger le tout dans un tableur ou un portail de dépenses. Il devra ensuite étiqueter, dater et catégoriser chaque élément. Une erreur de saisie entraîne souvent des échanges frustrants avec le service financier, ce qui retarde d’autant les remboursements.
L'automatisation de la gestion des dépenses offre une solution plus intelligente et plus rapide. Il suffit à l'employé de numériser et de soumettre ses reçus, puis de laisser la technologie extraire les champs pertinents, vérifier les données et les acheminer vers le service comptabilité fournisseurs. Les dépenses sont ainsi traitées plus rapidement et avec plus de justesse ; les remboursements sont plus rapides.
Alors que les solutions d'automatisation des processus métier sont plus stratégiques et intelligentes que jamais, automatiser la gestion des dépenses grâce à des solutions basées sur l'IA offre un gain rapide d'efficacité et de satisfaction des salariés de l’équipe comptable.
Bien sûr, pour être véritablement efficace, votre plateforme d'automatisation doit être conçue spécifiquement pour répondre aux besoins concrets de votre entreprise : elle doit être en mesure de gérer différents types de documents, s'adapter à différentes langues et formats, et s'améliorer continuellement. Dans cet article, nous explorons ce qu'est l'automatisation de la gestion des dépenses, ses avantages et les critères à prendre en compte lors d'un investissement dans ce genre de solution.
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Comprendre l’automatisation de la gestion des dépenses
Manuelle vs. Automatisée : L'évolution de la gestion des dépenses
Plus intelligent et plus rapide : l’apport de l’IA à la gestion des dépenses
Pourquoi choisir ABBYY pour automatiser la gestion des dépenses
L'automatisation de la gestion des dépenses utilise une technologie permettant de capturer, traiter et suivre les notes de frais des salariés et des prestataires. Au lieu de s'appuyer sur le tri et la saisie manuels des données, l'automatisation de la gestion des dépenses utilise une technologie de traitement intelligent des documents (IDP) pour extraire rapidement et automatiquement les informations-clés des reçus et des documents associés.
Chaque aspect de la gestion des dépenses peut être automatisé, à commencer par la réception et le traitement des reçus, tels que les factures d'hôtel ou de taxi. Qu'ils soient soumis sous forme d'images numérisées, de PDF ou de photos prises avec un mobile, ces documents sont automatiquement classés par type afin d'y appliquer les règles métier appropriées. L'automatisation de la gestion des dépenses extrait des informations importantes telles que le nom des fournisseurs, les dates, les montants, les taxes et les postes de dépense, puis vérifie la conformité aux politiques de l'entreprise. En cas d'information manquante ou incertaine, une vérification humaine peut être déclenchée. Au fil du temps, le système apprend de ces interactions, ce qui augmente les taux d'automatisation et réduit le besoin d'intervention manuelle.
Grâce à sa rapidité et à sa précision, l'automatisation de la gestion des dépenses permet des cycles de remboursement plus rapides et une meilleure conformité aux politiques, notamment lorsqu'elle est intégrée aux systèmes de gestion des ressources de l'entreprise (ERP) et aux plateformes comptables. Les entreprises bénéficient également d'une meilleure visibilité sur leurs dépenses, ce qui leur permet de prendre des décisions financières plus judicieuses.
Bien qu'il existe de nombreuses solutions d'automatisation de la comptabilité fournisseurs, de nombreuses équipes financières effectuent encore l'essentiel de la gestion des dépenses sans automatisation. Les nombreuses étapes manuelles engendrent des tâches fastidieuses et des erreurs, ce qui est frustrant pour les salariés.
Mais l'automatisation peut radicalement transformer ce processus. Voici un bref comparatif de la gestion manuelle des dépenses par rapport à la gestion automatisée.
La gestion manuelle des dépenses repose largement sur les salariés et les équipes comptables qui doivent collecter, organiser et traiter manuellement les dépenses. En général, les employés compilent un mélange de reçus papier, d'emails et d'autres reçus numériques, qui sont ensuite saisis manuellement dans des feuilles de calcul ou des systèmes comptables. Les erreurs humaines nécessitent souvent des retouches, et la visibilité de l'entreprise sur l’ensemble des dépenses est limitée.
Lorsque la gestion des dépenses est automatisée, une technologie basée sur l'IA capture, classe et valide les données de dépenses tirées des reçus et des factures en temps réel. Les informations-clés sont automatiquement extraites des reçus et vérifiées par rapport aux politiques de l'entreprise. Les documents sont triés et acheminés de manière appropriée, et les données circulent directement dans les systèmes ERP et comptables avec une intervention humaine réduite au minimum.
À mesure que les entreprises grossissent et se développent, la façon dont elles gèrent leurs dépenses doit évoluer avec elles. Voici comment l'automatisation de la gestion des dépenses offre aux entreprises une base plus intelligente pour le suivi, l'approbation et le contrôle des dépenses.
Les humains commettent souvent des erreurs lors de tâches répétitives. La saisie manuelle des données entraîne des fautes de frappe coûteuses et il n’est pas rare que des champs soient oubliés. L'automatisation réduit drastiquement ces erreurs en extrayant avec précision les données importantes et en les confrontant aux politiques de l’entreprise.
L'automatisation réduit le temps nécessaire à la collecte, au traitement et à l'approbation des dépenses, permettant aux équipes financières de gérer des volumes importants de reçus à moindre effort. Les employés peuvent alors consacrer plus de temps et d’énergie à des tâches plus stratégiques, et les entreprises peuvent passer à l’échelle sans augmenter leurs effectifs.
L'automatisation intégrant la vérification des politiques et des règles de l’entreprise directement dans le flux de travail (workflow), le risque de violation des politiques et de problèmes d'audit est considérablement réduit. Certaines solutions d'automatisation prennent même en charge la validation par rapport aux bases de données des fournisseurs et le calcul des taxes et impôts afin de garantir la conformité réglementaire et interne à grande échelle.
Grâce à l'automatisation, les reçus des employés peuvent être saisis en déplacement, soumis dans n'importe quel format et traités rapidement, avec moins d'allers-retours. Le remboursement est plus rapide.
Les besoins en matière de gestion des dépenses peuvent évoluer rapidement, en raison de nouveaux fournisseurs ou de nouvelles règles de conformité par exemple. Les meilleures solutions d'automatisation de la gestion des dépenses sont capables de traiter une grande variété de types de documents, de prendre en charge plusieurs langues et de d’apprendre en permanence des retours des utilisateurs pour s'améliorer au fil du temps.
Lorsque les données relatives aux dépenses sont automatiquement intégrées aux systèmes ERP et comptables, les entreprises disposent d'une visibilité en temps réel sur les habitudes de dépenses et de prévisions plus précises pour une budgétisation plus intelligente.
L’IA joue un rôle central dans l’automatisation de chaque étape du processus de gestion des dépenses, depuis la saisie des reçus jusqu'au remboursement :
La bonne solution d’automatisation de la gestion des dépenses associe fonctionnalités prêtes à l’emploi et flexibilité pour s’adapter aux besoins de votre entreprise. Parmi les fonctionnalités-clés à privilégier :
Les entreprises en quête d'une solution tout-en-un capable de croître avec elles à l’avenir trouveront avec ABBYY Document AI à la fois des fonctionnalités prêtes à l'emploi et une flexibilité, optimisée par l'IA, pour évoluer et grandir. La plateforme ABBYY de traitement intelligent des documents (IDP) vous permet de :
Tout cela se fait avec un minimum d'efforts manuels. Les salariés soumettent simplement leurs reçus, scannés ou photographiés. Ensuite, l’IDP ABBYY, personnalisé pour s’adapter aux flux de travail de votre organisation, prend le relais : prétraitement des photos et des numérisations pour une qualité optimale, détection des champs des reçus, vérification des totaux, vérification des bases de données fournisseurs et calcul des taxes. Plus le système traite de reçus, plus il gagne en intelligence, apprenant à reconnaître les fournisseurs et à attribuer automatiquement des catégories de dépenses avec une précision croissante.
Regardez cette présentation de quatre minutes expliquant le fonctionnement de l'automatisation de la gestion des dépenses avec ABBYY. Vous verrez avec quelle rapidité vous pouvez vous lancer. Pour un aperçu plus personnalisé de la façon dont ABBYY peut automatiser la gestion des dépenses dans votre entreprise, contactez l'un de nos experts.
Bruce Orcutt
Directeur du Marketing chez ABBYY
Bruce Orcutt est un cadre dirigeant, passionné de marketing qui se concentre sur la croissance des marchés et la sensibilisation à la transformation numérique et à l’automatisation intelligente.
En tant que Directeur du Marketing chez ABBYY, Bruce Orcutt dirige la stratégie internationale pour les produits de l’entreprise, leur mise sur le marché, leur lancement, leur tarification, les analyses compétitives, les relations avec les analystes et la communication. Il est aussi leader d’opinion et dirige les analyses de pertes et profits, et la force de vente pour tout le portefeuille ABBYY de produits d’automatisation intelligente. Son objectif est d’aider les entreprises internationales à distinguer les effets de mode de la réalité avec les technologies les plus récentes d’intelligence artificielle (IA) et de faire en sorte qu’elles tirent le meilleur parti de l’IA sur mesure pour atteindre leurs objectifs de transformation.
